HUB.ITM.PL: Rechnungsdaten für den Import statt manueller Übertragung
Konzeptionelle Darstellung der Datenkonvertierung mit synthetischen Daten. Sie ist kein Screenshot des historischen Systems HUB.ITM.PL.
Ausgangslage: Tausende Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen
Das Projekt entstand um das Jahr 2018 für eine große Buchhaltungskanzlei. Sie erhielt Unterlagen von vielen Mandanten, doch die Daten lagen nicht in einem einheitlichen, direkt nutzbaren Format vor. Zu den Quellen gehörten Comarch ERP Optima, Sage Symfonia ERP, JPK-FA, UBER-Daten sowie XML-, XLS- und CSV-Dateien.
Jede Quelle verwendete eine eigene Feldstruktur und eine andere Art der Datenspeicherung. Deshalb mussten die Mitarbeiter Daten aus Tausenden Rechnungen manuell in die verwendeten Programme übertragen. Mit jedem weiteren Mandanten nahm auch der Umfang dieser wiederkehrenden Arbeit zu.
Ein einfacher Importer reichte nicht aus
Das Dateiformat war nicht das einzige Problem. Dieselbe Information konnte in anderen Spalten stehen, anders benannt sein oder vor der Ausgabe umgewandelt werden müssen. Ein direkter Import ohne vorherige Zuordnung der Daten hätte den gesamten Ablauf daher nicht gelöst.
Die Programme der Mandanten sollten ebenfalls nicht ersetzt werden. Benötigt wurde eine Zwischenschicht zwischen den verschiedenen Quellen und dem Zielsystem. Sie sollte die Daten einlesen, nach gemeinsamen Regeln ordnen und eine von Subiekt akzeptierte Datei vorbereiten.
So funktionierte die Datenaufbereitung
Der Prozess bestand aus wiederholbaren Schritten:
- Das System las Daten aus einem unterstützten Programm oder einer Datei ein.
- Die Quellfelder wurden den passenden Zielfeldern zugeordnet.
- Vor der Ausgabe wurden die Daten geprüft.
- Das System erstellte eine EDI++-Datei für den Import in Subiekt GT oder Subiekt nexo.
Der Aufgabenbereich des Systems endete mit der EDI++-Datei in der erwarteten Struktur. Die Subiekt-Programme selbst wurden dadurch nicht ersetzt.
Ergebnis: ein wiederholbarer Prozess statt manueller Eingabe
Die Kanzlei musste die Daten nicht mehr aus jeder Rechnung von Hand übertragen. Weitere Dateien konnten nach einem festgelegten Ablauf verarbeitet werden und lieferten ein für den Import vorbereitetes Ergebnis.
Die Automatisierung erhöhte die operativen Möglichkeiten der Kanzlei. Sie konnte mehr Mandanten betreuen, ohne dass die manuelle Übertragung von Dokumenten im gleichen Verhältnis wachsen musste.
Warum wir das Projekt als historisch kennzeichnen
HUB.ITM.PL wird heute nicht mehr eingesetzt. Die Formate für den Datenaustausch haben sich im Laufe der Zeit verändert und wurden stärker standardisiert. Deshalb stellen wir die frühere Anwendung nicht als kompatibel mit aktuellen Versionen der genannten Programme dar.
Das Projekt zeigt dennoch einen wichtigen Ansatz zur Automatisierung. Wenn ein Unternehmen mehrere Werkzeuge nutzt, muss nicht immer das gesamte System ausgetauscht werden. Manchmal genügt ein Importer oder eine Integrationsschicht, die Daten zwischen Quelle und Zielprogramm ordnet.
Wann eine ähnliche Automatisierung sinnvoll ist
Ein fertiger Importer kann genügen, wenn die Daten aus einer stabilen Quelle stammen, eine passende Struktur haben und nur gelegentlich übertragen werden. Eine individuelle Lösung sollte geprüft werden, wenn:
- Dateien oder Daten regelmäßig aus mehreren Systemen kommen;
- ihre Struktur nicht den Anforderungen des Zielprogramms entspricht;
- Mitarbeiter dieselben Arten von Informationen wiederholt eingeben;
- vor dem Import eine Zuordnung, Umwandlung oder Prüfung von Pflichtfeldern nötig ist;
- bestehende Systeme erhalten bleiben sollen, der Datenaustausch aber verbessert werden muss.
Entscheidend ist das wiederkehrende Problem, nicht allein der Name des Formats. Zuerst klären wir, wo die Daten entstehen, wohin sie gelangen sollen und welche Entscheidungen weiterhin bei einem Mitarbeiter liegen müssen.
Was vor der Entwicklung eines Importers zu klären ist
Für den Start eines ähnlichen Projekts benötigen wir Antworten auf folgende Fragen:
- Aus welchem System oder Dateityp stammen die Daten?
- In welches Programm sollen sie gelangen und welches Format akzeptiert es?
- Wie oft erfolgt die Übertragung und wie viele Dokumente betrifft sie?
- Welche Felder müssen verbunden, geändert oder ergänzt werden?
- Wie werden Fehler derzeit geprüft und wer gibt die Daten vor dem Import frei?
In der ersten Phase müssen Sie keine echten Rechnungen oder Mandantendaten senden. Eine Beschreibung des Ablaufs und eine Beispielstruktur ohne vertrauliche Angaben reichen aus. So können wir beurteilen, ob eine individuelle Integration, ein kleinerer Importer oder eine einfachere organisatorische Änderung sinnvoll ist.
Möchten Sie die manuelle Dateneingabe reduzieren?
Beschreiben Sie, woher die Daten kommen, in welches System sie übertragen werden sollen, wie oft diese Arbeit anfällt und wie Sie das Ergebnis prüfen. Auf dieser Grundlage empfehlen wir einen sicheren ersten Schritt.
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