Management-Dashboards und BI-Reporting für Unternehmen

Ein Dashboard ist eine übersichtliche Oberfläche mit den wichtigsten Informationen, die zur Beurteilung einer Situation und für eine Entscheidung benötigt werden. BI-Reporting bereitet Geschäftsdaten so auf, dass sie verglichen, gefiltert und verstanden werden können, ohne jedes Mal manuell eine weitere Tabelle zusammenzustellen.

Wir beginnen nicht mit der Anzahl der Diagramme. Zuerst klären wir, welche Frage das Dashboard beantworten soll und wer damit arbeitet.

Daten sind vorhanden, aber Entscheidungen bleiben schwierig

Ein Unternehmen kann über viele Informationen verfügen und trotzdem keinen klaren Überblick haben. Das Problem entsteht meist dann, wenn Daten verteilt sind oder mehrere Personen jedes Mal an einem Bericht arbeiten müssen.

Ein individuelles Dashboard oder ein automatisierter Bericht kann sinnvoll sein, wenn:

• dieselben Daten regelmäßig aus einem System in eine Tabelle kopiert werden;
• ein Bericht erst bei der verantwortlichen Person ankommt, wenn ein Teil der Informationen bereits veraltet ist;
• verschiedene Abteilungen für dasselbe Ergebnis unterschiedliche Werte nennen;
• wichtige Zahlen auf mehrere Masken, Dateien oder Programme verteilt sind;
• Mitarbeitende Zeit mit dem Zusammenführen statt mit der Auswertung der Daten verbringen;
• das vorhandene System Daten speichert, sie aber nicht in einer für Geschäftsführung oder Teamleitung geeigneten Form zeigt;
• ein Bericht viele Diagramme enthält, aber nicht erkennen lässt, wo Handlungsbedarf besteht;
• alle Personen dieselben Daten sehen, obwohl sie unterschiedliche Rollen haben.

Ein Dashboard kann fehlende Daten oder uneinheitliche Definitionen nicht selbst reparieren. Es kann solche Probleme jedoch sichtbar machen und die Berechnung, den Vergleich und die Darstellung der Ergebnisse ordnen.

Zuerst die Geschäftsfrage, dann das Diagramm

Ein gutes Dashboard beginnt mit einer Entscheidung und nicht mit der Farbe eines Diagramms. Für die erste Ansicht klären wir:

1. Wer die Information nutzt. Geschäftsführung, Teamleitung, Partner und Mitarbeitende benötigen möglicherweise unterschiedliche Datenbereiche.
2. Welche Entscheidung der Bericht unterstützen soll. Das kann die Bewertung des Verkaufs, die Kontrolle einer Umsetzung, die Abrechnung eines Partners oder das Erkennen einer Verzögerung sein.
3. Welche Zahlen wirklich benötigt werden. Die wichtigsten Kennzahlen, oft KPI genannt, müssen aus einer konkreten Fragestellung entstehen.
4. Was jede Zahl bedeutet. Wir legen fest, welche Daten in die Berechnung einfließen, welchen Zeitraum das Ergebnis umfasst und was ausgeschlossen wird.
5. Womit das Ergebnis verglichen wird. Möglich sind ein früherer Zeitraum, ein vereinbartes Ziel, ein anderes Team oder eine ausgewählte Datengruppe.
6. Wie die Richtigkeit geprüft wird. Ausgewählte Ergebnisse sollten sich mit einer manuellen Berechnung oder einem freigegebenen Ausgangsbericht vergleichen lassen.

Mehr Kennzahlen bedeuten nicht automatisch bessere Informationen. Das erste Dashboard sollte nur das zeigen, was hilft, eine Situation zu erkennen und den nächsten Schritt einzuleiten.

Welche Lösung kann sinnvoll sein?

Dashboard im vorhandenen System

Wenn die benötigten Daten bereits in der eingesetzten Anwendung liegen, können wir eine Ansicht für eine bestimmte Rolle ergänzen. Die Person arbeitet dann am gleichen Ort, und das Dashboard verwendet die aktuellen Datensätze des Systems. Vor der Erweiterung prüfen wir Datenstruktur, Berechtigungen und technische Möglichkeiten.

Eigenständiges Dashboard

Ein separates Dashboard kann sinnvoll sein, wenn die Geschäftsführung eine einfache Ansicht ohne Zugriff auf das gesamte System benötigt oder wenn der Bericht mehrere vereinbarte Quellen nutzt. Verbindungsart und Aktualisierungsrhythmus müssen vorher geprüft werden.

Automatisierung eines bestehenden Berichts

Wenn ein Unternehmen regelmäßig dieselbe Auswertung in einer Tabelle erstellt, prüfen wir, welche Schritte automatisiert werden können. Automatisierung reduziert wiederkehrende Arbeit, behebt aber weder unklare Definitionen noch Fehler in den Quelldaten.

Bericht für einen bestimmten Prozess

Ein Bericht kann Abrechnungen, operative Kontrollen, Arbeitsvorbereitung oder die Weitergabe eines Ergebnisses unterstützen. Er kann als Ansicht im System, PDF, Tabellenexport oder in einer anderen vereinbarten Form bereitgestellt werden. Die Form richtet sich nach den Empfängern und der weiteren Verwendung.

Wir verkaufen keine einzelne fertige BI-Plattform. Wir entwickeln eine Lösung, die zum Prozess, zu den Daten und zur Umgebung des Kunden passt.

Woher kommen die Daten für das Dashboard?

Daten können aus einer vorhandenen Anwendung, einer Datenbank, einer sicheren API, einem kontrollierten Export oder einer Datei stammen. Zuerst prüfen wir, was die konkrete Quelle ermöglicht.

• Läuft der Bericht im selben System, kann er Werte direkt aus dessen aktuellen Datensätzen berechnen.
• Stellt ein externes Programm eine geeignete API bereit, lässt sich eine automatische Übernahme prüfen.
• Ist nur ein Export verfügbar, kann ein kontrollierter Dateiimport sinnvoll sein.
• Werden mehrere Quellen verwendet, müssen gemeinsame Kennungen, Reihenfolge der Aktualisierung und eine führende Quelle für Abweichungen festgelegt werden.
• Sind Daten unvollständig oder fehlerhaft, sollte der Bericht dies anzeigen, statt ein scheinbar sicheres Ergebnis zu erzeugen.

Wo es technisch möglich und sicher ist, setzen wir auf Automatisierung. Ein manueller Schritt bleibt nur dann bestehen, wenn die Quelle keine zuverlässige Verbindung ermöglicht oder eine Automatisierung nicht sinnvoll ist.

Nicht jeder Bericht muss in Echtzeit aktualisiert werden. In manchen Fällen reicht eine Aktualisierung täglich, stündlich oder nach Abschluss eines bestimmten Vorgangs. Der Rhythmus hängt von der Entscheidung, den Möglichkeiten der Quelle, den Kosten und der Systemlast ab.

Unterschiedliche Rollen können unterschiedliche Informationen sehen

Die Geschäftsführung benötigt möglicherweise eine Zusammenfassung für das gesamte Unternehmen, die Teamleitung das Ergebnis ihres Bereichs und ein Partner nur die eigenen Buchungen oder Abrechnungen. Deshalb legen wir vor der Umsetzung fest:

• wer den Bericht öffnen darf;
• welchen Datenumfang jede Rolle sieht;
• welche Filter verändert werden dürfen;
• ob von einer Zusammenfassung zu Details gewechselt werden kann;
• ob Daten oder Berichte heruntergeladen werden dürfen;
• welche Informationen vertraulich sind;
• wie der Zugriff nach einem Rollenwechsel oder dem Ende der Zusammenarbeit entzogen wird.

Ein ausgeblendeter Button ist kein ausreichender Schutz. Der Zugriff auf die Daten muss auch im System selbst geprüft werden.

Der Einstieg kann ein kleines Dashboard sein

Die erste Etappe muss nicht das gesamte Unternehmen abdecken. Häufig ist es sinnvoller, eine Nutzergruppe, eine wichtige Entscheidung und wenige vereinbarte Kennzahlen auszuwählen.

Eine sinnvolle erste Etappe kann umfassen:

• eine Benutzerrolle;
• einen Prozess oder Entscheidungsbereich;
• wenige wichtige Kennzahlen;
• eine geprüfte Datenquelle;
• einen Zeitraum und einen grundlegenden Vergleich;
• einen sichtbaren Hinweis auf Fehler oder fehlende Daten;
• eine einfache Möglichkeit zur manuellen Kontrolle ausgewählter Ergebnisse;
• vereinbarte Abnahmekriterien.

Wenn ein Bericht viele Quellen, Datenbereinigung oder die Klärung widersprüchlicher Definitionen erfordert, kann der erste bezahlte Schritt eine Business-Analyse und Festlegung des MVP-Umfangs sein. Beauftragt der Kunde anschließend die Umsetzung bei uns, rechnen wir die Kosten dieser Analyse auf die Gesamtkosten des Projekts an. Umfang und Preis werden individuell vereinbart.

Wie prüfen wir, ob der Bericht richtig rechnet?

Ein ansprechendes Diagramm reicht nicht aus. Für jede wichtige Zahl vereinbaren wir eine klare Definition und Prüffälle.

Bei der Abnahme können wir unter anderem prüfen, ob:

• das Ergebnis den richtigen Zeitraum und die richtigen Datensätze umfasst;
• stornierte, unvollständige oder Testdaten wie vereinbart behandelt werden;
• eine Summe im Dashboard mit einer manuellen Berechnung für eine ausgewählte Stichprobe übereinstimmt;
• Filter nur den erwarteten Bereich verändern;
• ein Benutzer keine Daten außerhalb seiner Rolle sieht;
• ein Verbindungsfehler sichtbar ist und kein irreführendes Ergebnis stehen bleibt;
• ein erneuter Abruf keine doppelten Daten erzeugt;
• ein Export den im Dashboard sichtbaren Informationen entspricht.

Enthält die Quelle fehlerhafte oder unvollständige Daten, legen wir fest, ob der Bericht sie kennzeichnen, überspringen oder die Berechnung stoppen soll. Diese Entscheidung sollte nicht einem zufälligen Mechanismus überlassen werden.

Beispiel: Dashboards und Berichte im System 44Islands

Im Buchungssystem 44Islands haben wir individuelle Dashboards für Administratoren und Partner entwickelt. Die Administration erhält Zusammenfassungen zu Verkauf, Umsatz und Buchungen, monatliche Ergebnisse sowie Auswertungen zu Ausflügen und Partnern. Partner sehen ihre eigenen Buchungen, Verkäufe, Provisionen und Monatsergebnisse.

Das System enthält außerdem einen operativen Bericht, der Buchungen nach Ausflug, Termin, Abholort, Unterkunft und Verkäufer gruppiert und die Zahl der Teilnehmenden zusammenfasst. Weitere Auswertungen unterstützen die Provisionsabrechnung und die Erstellung eines PDF-Dokuments.

Die Werte werden automatisch aus den aktuellen Daten des Buchungssystems berechnet. Dies ist ein Beispiel für individuelles Reporting innerhalb einer Geschäftsanwendung, nicht für die Einführung einer fertigen Power-BI-Plattform oder eines separaten Data Warehouse.

Fallstudie zum Buchungssystem 44Islands ansehen.

Wie beginnt die Zusammenarbeit?

1. Frage festlegen. Wir bestimmen, welche Entscheidung das Dashboard unterstützen soll und wer es nutzt.
2. Quellen prüfen. Wir untersuchen Systeme, Datenbanken, APIs, Exporte und die Qualität der benötigten Daten.
3. Kennzahlen definieren. Wir halten fest, was jedes Ergebnis bedeutet, welchen Zeitraum es umfasst und welche Ausnahmen gelten.
4. Zugriff festlegen. Wir bestimmen Rollen, Filter, Exportmöglichkeiten und den Umfang vertraulicher Daten.
5. Erste Ansicht entwerfen. Wir zeigen die wichtigsten Informationen ohne unnötige Komplexität.
6. Ergebnisse vergleichen. Wir prüfen Beispielrechnungen und vereinbarte Fehlerfälle.
7. Weitere Etappen entwickeln. Zusätzliche Quellen, Berichte und Rollen werden im jeweils vereinbarten Umfang ergänzt.

Wann löst ein Dashboard das Problem nicht allein?

Ein Dashboard stellt Daten dar, ersetzt aber keinen geordneten Prozess. Zuerst muss die Ursache geklärt werden, wenn:

• wichtige Daten überhaupt nicht erfasst werden;
• Mitarbeitende dieselben Statuswerte oder Ergebnisse unterschiedlich verstehen;
• Systeme keine gemeinsame Kennung verwenden;
• der Zugriff auf die Quelle instabil ist oder den Bedingungen des Anbieters widerspricht;
• niemand für Richtigkeit und Aktualität der Daten verantwortlich ist;
• der Bericht eine Entscheidung ersetzen soll, für die das Unternehmen keine Regeln festgelegt hat.

Dann kann der richtige Ausgangspunkt die Ordnung eines CRM- oder ERP-Systems, eine System- und API-Integration oder eine Business-Analyse mit Festlegung des MVP-Umfangs sein.

Häufige Fragen

Kann das Dashboard in unserem vorhandenen System laufen?

Ja, wenn sich das System sicher erweitern lässt und die benötigten Daten enthält. Vor der Bestätigung des Umfangs prüfen wir Technologie, Datenstruktur, Berechtigungen und Wartungsmodell.

Müssen wir unser CRM, ERP oder Buchhaltungsprogramm ersetzen?

Nein. Wenn die vorhandenen Programme ihre Aufgaben gut erfüllen, kann das Dashboard deren Daten verwenden oder als zusätzliches Modul arbeiten. Ein Austausch ist erst sinnvoll, wenn Einschränkungen des Systems das vereinbarte Ergebnis verhindern.

Können die Daten automatisch aktualisiert werden?

Ja, wenn die Quelle eine sichere Verbindung, API, Datenbank oder einen kontrollierten Export bereitstellt. Den Aktualisierungsrhythmus legen wir nach Prüfung von Möglichkeiten, Kosten und Bedarf fest. Echtzeitdaten versprechen wir nicht ohne diese Prüfung.

Können Daten aus mehreren Systemen oder Tabellen verbunden werden?

Das ist häufig möglich. Zuerst müssen jedoch Formate, Kennungen, Zugriffsarten und Abweichungen zwischen den Quellen geprüft werden. Zeigen zwei Quellen unterschiedliche Werte, legen wir fest, welche maßgeblich ist.

Wer legt die wichtigsten Kennzahlen und ihre Berechnung fest?

Das tun wir gemeinsam mit den Personen, die den Prozess kennen und Entscheidungen treffen. Wir helfen, den geschäftlichen Bedarf in klare Definitionen zu übersetzen, erfinden aber die Bedeutung der Daten nicht ohne das Wissen des Kunden.

Können verschiedene Benutzer unterschiedliche Daten sehen?

Ja. Wir können getrennte Ansichten und Datenbereiche für Geschäftsführung, Teamleitung, Partner oder Mitarbeitende planen. Die genauen Rollen und Berechtigungen werden vor der Umsetzung vereinbart.

Wie prüfen wir, ob der Bericht richtig rechnet?

Wir definieren die Berechnung und vergleichen ausgewählte Ergebnisse mit manuell geprüften Beispielen oder einem freigegebenen Ausgangsbericht. Zusätzlich testen wir Filter, fehlende Daten, Berechtigungen und Verbindungsfehler.

Können Exporte nach Excel oder PDF erhalten bleiben?

Eine solche Funktion kann berücksichtigt werden, wenn sie für die weitere Arbeit nötig ist. Wir vereinbaren Format, Datenumfang, Empfänger und Schutzanforderungen. Nicht jedes Dashboard benötigt beide Exportarten.

Erstellen Sie Berichte in Power BI?

Unser aktuelles Angebot umfasst individuelle Dashboards und Berichte, die an Anwendung und Prozess des Kunden angepasst werden. Power BI stellen wir nicht als Standardbestandteil dieser Leistung dar. Wenn ein Projekt eine bestimmte Plattform voraussetzt, muss dies vor der Bestätigung des Umfangs gesondert geprüft werden.

Wovon hängen Kosten und Umsetzungszeit ab?

Sie hängen von der Zahl der Quellen, der Datenqualität, den Definitionen der Kennzahlen, Rollen, Filtern, dem Aktualisierungsrhythmus, Integrationen, Exporten und dem Wartungsmodell ab. Umfang, Preis und Zeitplan vereinbaren wir individuell.

Was sollten Sie uns zuerst senden?

Beschreiben Sie in Ihrer ersten Nachricht:

• wer das Dashboard nutzen wird;
• welche Entscheidung es unterstützen soll;
• welche Zahlen am wichtigsten sind;
• woher die Daten derzeit kommen;
• wie oft der aktuelle Bericht erstellt wird;
• welche Schritte manuell ausgeführt werden;
• wer das vollständige Ergebnis und wer nur den eigenen Bereich sehen soll;
• welcher Fehler oder Datenmangel am häufigsten auftritt;
• woran Sie erkennen, dass die erste Etappe richtig funktioniert.

Sie können einen Beispielbericht oder eine Tabelle anhängen, nachdem personenbezogene Daten, Kundeninformationen und andere vertrauliche Angaben entfernt wurden. Senden Sie keine Passwörter, API-Schlüssel, Datenbankkopien oder produktiven Zugangsdaten.

CTA: Erstes Dashboard besprechen

Vor dem Gespräch können Sie die Annahmen im kostenlosen Planer für das erste Dashboard ordnen.

Wenn Sie die wichtigsten Angaben zunächst selbst ordnen möchten, nutzen Sie unseren kostenlosen Projektbriefing-Generator.

Siehe auch individuelle CRM- und ERP-Systeme, System- und API-Integrationen sowie Business-Analyse und MVP-Umfang.