44Islands: Buchungssystem statt Tabellen und verstreuter Nachrichten
Konzeptionelle Darstellung des Buchungsablaufs mit synthetischen Daten. Sie ist kein Screenshot des tatsächlichen 44Islands-Systems.
Ausgangslage: wichtige Informationen lagen an mehreren Stellen
44Islands organisiert und verkauft Ausflüge. Vor Projektbeginn waren Bestellinformationen auf Tabellen, E-Mails, SMS und Notizen aus Telefongesprächen verteilt. Bei geringem Umfang kann das funktionieren. Mit mehr Terminen, Reisenden, Verkäufern und Partnern wird diese Arbeitsweise jedoch schwer überschaubar.
Es fehlte nicht einfach nur ein weiteres Formular. Das Unternehmen brauchte einen zentralen Ort, an dem eine Buchung mit dem konkreten Ausflugstermin, freien Plätzen, der verkaufenden Person und der späteren Abrechnung verbunden ist.
Das System musste den tatsächlichen Ablauf abbilden
Eine Standardlösung reichte nicht aus, weil mehrere Benutzergruppen am Prozess beteiligt sind. Eine Person, die Buchungen annimmt, benötigt andere Informationen als ein Fahrer oder Reiseleiter. Ein Partner, der Verkäufe abrechnet, braucht wiederum eine andere Sicht.
Deshalb entstand eine individuelle Webanwendung. Sie umfasst unter anderem:
- Ausflüge, Zeitpläne und konkrete Termine;
- Buchungen in Verbindung mit der Platzverfügbarkeit;
- passenden Zugriff für Verkäufer, Partner, Fahrer und Reiseleiter;
- Berechnung und Abrechnung von Provisionen nach den vereinbarten Verkaufsregeln;
- den weiteren Ausbau der Anbindung an eine externe Verkaufsebene.
Nicht jeder Benutzer erhält dasselbe Panel. Ansichten und Aktionen richten sich nach Rolle und Aufgabe im Prozess.
Eine Angebotsquelle für das System und die Verkaufswebsite
Im nächsten Schritt wurde das zentrale 44Islands-System mit Wycieczki Świnoujście verbunden. Die Website präsentiert das Angebot für polnische und deutsche Kunden und ruft Angaben zu Ausflügen und Verfügbarkeit über eine API ab.
Damit muss das Angebot nicht manuell an zwei getrennten Stellen gepflegt werden. Das Hauptsystem bleibt die Quelle der operativen Daten. Die Verkaufswebsite kann sich auf die Präsentation der Ausflüge und den Weg zur Buchung konzentrieren.
Ergebnis: weniger verstreute Absprachen, ein gemeinsamer Prozess
Das System hat die frühere Arbeitsweise mit Tabellen und Nachrichten ersetzt. Buchungen, Termine und Provisionen werden in einem Prozess bearbeitet. Jede Rolle nutzt dabei die Informationen, die sie für ihre Aufgabe benötigt.
Auch die Zusammenarbeit mit anderen Veranstaltern wurde einfacher. 44Islands kann deren Ausflüge verkaufen und die Provisionen im selben System abrechnen.
Das Projekt wächst mit dem Unternehmen
Die Arbeiten am System begannen 2025 und werden fortgesetzt. Neue Funktionen entstehen, wenn der Kunde sein Angebot erweitert oder einen weiteren Prozessschritt unterstützen möchte.
Derzeit wird auch ein öffentlicher Buchungsprozess für Endkunden entwickelt. Dieser Bereich befindet sich noch in der Test- und Abnahmephase beim Kunden. Deshalb stellen wir ihn nicht als bereits produktiv eingesetzte Funktion dar.
Durch das schrittweise Vorgehen wird zuerst die wichtigste operative Arbeit geordnet. Weitere Vertriebskanäle und Automatisierungen können anschließend ergänzt werden.
Kundenstimme
Ich kann die Zusammenarbeit mit DSO-IT Mateusz Domin uneingeschränkt empfehlen. Kompetente Beratung, umfassendes Fachwissen und, besonders wichtig, das Projekt wurde termingerecht abgeschlossen. Ich arbeite weiterhin mit dem Unternehmen zusammen und kann jederzeit auf Unterstützung zählen.
Konrad Kobryński, 44Islands / Wycieczki Świnoujście
Deutsche Übersetzung der polnischen Originalbewertung auf Oferteo, die bereits im Portfolio von Domin Software verwendet wird. Der polnische Wortlaut bleibt das verbindliche Originalzitat.
Wann ist ein ähnliches System sinnvoll?
Ein individuelles System ist nicht allein deshalb nötig, weil ein Unternehmen Excel nutzt. Es sollte geprüft werden, wenn wichtige Informationen zwischen mehreren Stellen übertragen werden, die Verfügbarkeit von Terminen und Kapazitäten abhängt, verschiedene Personen an unterschiedlichen Teilen des Prozesses arbeiten oder Abrechnungen Regeln folgen, die eine Standardlösung nicht unterstützt.
Der erste Schritt ist die Beschreibung eines vollständigen Ablaufs: Wo geht eine Buchung ein, wer prüft sie, welche Daten werden benötigt, wann gilt ein Platz als belegt und wie endet die Abrechnung? Auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, ob die Konfiguration eines vorhandenen Werkzeugs, eine Integration, ein eigenes Modul oder eine individuelle Anwendung sinnvoll ist.
Möchten Sie einen ähnlichen Prozess ordnen?
Beschreiben Sie im Formular, wo eine Bestellung oder Buchung heute eingeht, wer sie bearbeitet und zwischen welchen Werkzeugen Daten übertragen werden. Wir melden uns mit den Fragen, die für den ersten Schritt und die Art der Kalkulation nötig sind.
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Weitere Informationen finden Sie unter Software für Tourismus und Hotellerie, System- und API-Integrationen sowie bei den weiteren Projekten von Domin Software.