B2B-Portal und Bestellsystem für Geschäftskunden

Wir beginnen nicht mit einer festen Funktionsliste. Zuerst klären wir, wer bestellt, woher Produkte, Preise und Verfügbarkeit stammen und was nach dem Absenden einer Bestellung geschehen soll.

Wann ist ein B2B-Portal sinnvoll?

Ein Portal ist eine Überlegung wert, wenn regelmäßige Geschäftskunden einen eigenen Ort für Sortiment und Bestellungen benötigen. Typische Anzeichen sind:

• Bestellungen kommen per E-Mail, Telefon oder in unterschiedlichen Dateien;
• Mitarbeitende übertragen Bestellpositionen in ein weiteres Programm;
• Geschäftskunden erhalten unterschiedliche Preise, Rabatte oder Sortimente;
• Fragen zu Verfügbarkeit und Bestellstatus wiederholen sich täglich;
• fehlende Produkte erfordern manuelle Absprachen;
• das Unternehmen möchte jedem Kunden seine Dokumente, Historie oder Statusinformationen zeigen, ohne das interne System freizugeben;
• Daten und Berechtigungen mehrerer Geschäftskunden müssen klar voneinander getrennt bleiben.

Ein Portal ist nicht allein deshalb nötig, weil ein Unternehmen an andere Unternehmen verkauft. Bei wenigen einfachen Bestellungen können ein Formular, eine abgestimmte Tabelle oder eine Funktion des bestehenden Shops ausreichen. Eine individuelle Lösung ist sinnvoll, wenn Angebotsregeln, Bestellung oder weitere Bearbeitung ein wichtiger Teil des Prozesses sind und nicht in ein Standardwerkzeug passen.

B2B-Portal, API, Integration oder CRM?

Diese Lösungen können zusammenspielen, bedeuten aber nicht dasselbe.

Ein Unternehmen kann ein Portal und eine API auf Grundlage desselben Angebots benötigen. Für ein anderes reicht die Verbindung des bestehenden Shops mit dem Warenwirtschaftssystem. Wir entscheiden anhand des Ablaufs, nicht anhand eines Technologienamens.

Was kann ein Portal für Geschäftskunden umfassen?

Wir richten den Umfang am tatsächlichen Verkaufsprozess aus. Möglich sind:

Kundenspezifisches Sortiment

Der Geschäftskunde sieht Produkte, Varianten, Preise, Rabatte und Dokumente, die seinem Konto zugeordnet sind. Zuerst muss feststehen, aus welchem System diese Daten stammen und wer sie ändern darf.

Verfügbarkeit und Bestellregeln

Eine Lagerzahl allein reicht nicht immer. Es muss geklärt werden, ob Verfügbarkeit den physischen Bestand, die verkaufbare Menge, eine Reservierung oder eine unverbindliche Information bezeichnet. Diese Bedeutung beeinflusst die angezeigten Meldungen und die weitere Bearbeitung.

Warenkorb oder Bestellformular

Der Ablauf kann Einheiten, Verpackungseinheiten, Mindestmengen, kundeneigene Bestellnummern, Lieferorte, Termine und Pflichtangaben unterstützen. Das sind Beispiele für den zu vereinbarenden Umfang, keine feste Ausstattung jedes Projekts.

Status und Dokumente

Der Kunde kann vereinbarte Bearbeitungsstufen prüfen und die für ihn bestimmten Dokumente herunterladen. Es muss feststehen, welches System den Status liefert und wann die Information zuverlässig genug für die Anzeige ist.

Rollen und Berechtigungen

Ein Geschäftskunde kann mehrere bestellende Personen, eine Freigaberolle und separate Nur-Lese-Konten haben. Jedes Unternehmen darf nur die Daten, Preise, Bestellungen und Dokumente sehen, für die sein Konto und seine Rolle berechtigt sind.

Integrationen

Das Portal kann Daten mit ERP, Lager, Buchhaltung, Shop, Versanddienstleister oder einer eigenen Anwendung des Unternehmens austauschen. Ob eine Verbindung möglich ist, bestätigen wir erst nach Prüfung von Dokumentation, Berechtigungen und Testumgebung.

Es handelt sich nicht um ein fertiges Paket, das immer alle Elemente enthält. Die erste Etappe sollte einen wichtigen Ablauf lösen und klare Abnahmekriterien haben.

Wichtige Entscheidungen vor dem Start

Wo liegt das führende Sortiment?

Die Quelle für Namen, Codes, Varianten, Preise und Beschreibungen muss feststehen. Können mehrere Programme dasselbe Element ändern, muss eines davon als führendes System bestimmt werden.

Was bedeutet Verfügbarkeit tatsächlich?

Der Bestand kann sich zwischen der Anzeige des Angebots und der Annahme einer Bestellung ändern. Wir legen fest, ob das System Ware reserviert, die Bestellung sofort bestätigt oder sie zur späteren Prüfung weiterleitet.

Wer darf Daten sehen und ändern?

Preise, Rabatte, Dokumente und Bestellhistorie können je Unternehmen und Rolle unterschiedlich sein. Berechtigungen müssen im gesamten Prozess durchgesetzt werden, nicht nur durch das Ausblenden einer Schaltfläche.

Was geschieht nach dem Absenden?

Die Bestellung kann in ein internes Panel, das ERP, das Lager oder zur Freigabe an Mitarbeitende gehen. Wir müssen Kennung, Anfangsstatus, Korrekturregeln und die Rückmeldung an den Geschäftskunden festlegen.

Wie behandeln wir Fehler und Wiederholungen?

Eine unterbrochene Verbindung darf eine Bestellung weder unbemerkt verlieren noch bei einem erneuten Versuch doppelt anlegen. Die verantwortliche Person sollte sehen, was angenommen wurde, was wartet und was korrigiert werden muss.

Wie prüfen wir, ob die erste Etappe funktioniert?

Abnahmekriterien folgen dem Prozess und nicht nur der Optik der Oberfläche. Bei einem beispielhaften Portal lässt sich prüfen, ob:

• ein Geschäftskunde ausschließlich sein Sortiment, seine Preise, Bestellungen und Dokumente sieht;
• eine korrekte Bestellung dem richtigen Kundenkonto zugeordnet wird und alle Positionen enthält;
• ein nicht verfügbares Produkt, eine ungültige Menge oder ein fehlendes Pflichtfeld eine verständliche Meldung erzeugt;
• die Wiederholung desselben Vorgangs keine zweite Bestellung anlegt;
• eine Statusänderung aus der vereinbarten Quelle stammt und für die richtige Person sichtbar ist;
• ein Integrationsfehler genügend Informationen für eine Reaktion hinterlässt;
• Daten im Portal und im Unternehmenssystem nach dem Szenario verglichen werden können.

Solche Fälle vereinbaren wir vor der Abnahme. So reduziert sich das Ergebnis nicht auf die Aussage, ein Formular habe Daten versendet oder eine API habe keinen Fehler gemeldet.

Der Einstieg kann kleiner sein

Das vollständige Portal muss nicht in einer einzigen Etappe entstehen. Die erste Version kann Folgendes abdecken:

• eine Gruppe von Geschäftskunden;
• einen begrenzten Katalog oder eine Bestellart;
• einen vollständigen Weg von der Bestellung bis zur Bestätigung;
• eine manuelle Freigabe im Unternehmen;
• eine Verbindung zu einem Quellsystem;
• einen grundlegenden Satz an Statusinformationen und Meldungen.

Ein kleinerer Umfang ist nur sinnvoll, wenn er einen geschlossenen und nutzbaren Ablauf bildet. Das Projekt sollte nicht an einer Stelle geteilt werden, die Mitarbeitende erneut zur Eingabe derselben Daten zwingt oder eine Bestellung ohne verantwortliche Person lässt.

Erfahrung: HUB-2-API

2018 entwickelten wir ein System für ein Unternehmen, das Autoteile auf dem deutschen Markt verkaufte. HUB-2-API importierte eine umfangreiche Produktliste aus Excel, veröffentlichte und bearbeitete Angebote auf eBay.de, rief Bestellungen ab und stellte ein Panel für deren Bearbeitung bereit.

Drei französische Kunden des Auftraggebers nutzten die B2B-API. Ihre Systeme konnten das Angebot abrufen, die Verfügbarkeit prüfen und Bestellungen aufgeben. Dadurch musste der Auftraggeber nicht jede Änderung des Marketplace-Angebots manuell verwalten, und seine Partner konnten Bestellungen über einen geordneten Kanal übermitteln.

Dies ist ein historisches Projekt, das nicht mehr genutzt wird. Wir stellen es weder als fertiges Portal noch als aktuelle Integration dar. Es zeigt jedoch unsere Erfahrung mit der Verbindung von Katalog, Verfügbarkeit, Bestellungen, operativem Panel und B2B-Kanal.

Lesen Sie die vollständige Fallstudie zu HUB-2-API.

Wie beginnen wir die Zusammenarbeit?

1. Wir klären den Bedarf kurz vor. Ein kostenloses Gespräch von bis zu 20 Minuten hilft zu bestimmen, wer bestellt, wo das Angebot liegt und welcher Teil des Prozesses heute das größte Problem verursacht. Es ist keine Analyse und keine fertige Kostenschätzung.
2. Wir entscheiden, ob eine Analyse erforderlich ist. Bei vielen Rollen, Preisregeln, Datenquellen oder unsicheren Integrationen schlagen wir eine separate kostenpflichtige Analysephase vor. Wenn wir das Projekt anschließend umsetzen, wird die bezahlte Analyse auf die gesamten Projektkosten angerechnet.
3. Wir wählen die erste nutzbare Projektphase. Wir halten Umfang, Verantwortung der Systeme, wichtige Ausnahmen, Abnahmekriterien, Zeitplan und individuelle Kostenschätzung fest.
4. Wir bauen und prüfen den gesamten Ablauf. Wir testen nicht nur eine korrekte Bestellung, sondern auch fehlende Daten, eine geänderte Verfügbarkeit, eine Wiederholung und einen Verbindungsfehler.
5. Wir vereinbaren Weiterentwicklung und Betreuung. Weitere Kundengruppen, Funktionen und Integrationen werden als getrennt vereinbarte Projektphasen umgesetzt.

Sie müssen keine technische Spezifikation vorbereiten. Für das erste Gespräch reicht eine Beschreibung des aktuellen Bestellablaufs, der verwendeten Programme und der Situationen, die manuelle Arbeit erfordern.

Häufige Fragen

Ersetzt ein B2B-Portal unser CRM oder ERP?

Nicht zwingend. Das Portal ist der Arbeitskanal des Geschäftskunden. Das CRM kann weiterhin Beziehungen und Vertrieb verwalten, während ERP oder Warenwirtschaft Angebot, Bestand und Dokumente führen. Der Integrationsumfang hängt von den Möglichkeiten dieser Systeme und der vereinbarten Datenquelle ab.

Können Geschäftskunden unterschiedliche Preise und Produkte erhalten?

Eine solche Lösung kann entwickelt werden, wenn klare Regeln und eine zuverlässige Quelle für Sortiment und Preise vorhanden sind. Vor der Bestätigung des Umfangs müssen Ausnahmen, Kundenidentifikation und Datenaktualisierung geprüft werden.

Können Portal und API gemeinsam arbeiten?

Ja. Das Portal kann Personen bedienen, die im Browser bestellen möchten, während die API für Partner mit eigenem System gedacht ist. Beide Kanäle sollten dieselben Regeln für Angebot, Berechtigungen und Bestellannahme anwenden.

Können wir Daten aus Excel verwenden?

Eine Tabelle kann Quelle für einen ersten Import oder ein unterstützter Austauschkanal sein. Dennoch müssen Kennungen, Formate, fehlende Werte und die Verantwortung für Aktualisierungen geprüft werden. Für den regelmäßigen Betrieb kann eine Warenwirtschaft, ein ERP oder eine andere Unternehmensanwendung die bessere Quelle sein.

Was kostet ein B2B-Portal und wie lange dauert die Umsetzung?

Kosten und Zeitplan hängen unter anderem von der Zahl der Rollen, den Preisregeln, dem Katalog, der Verfügbarkeitslogik, dem Bestellablauf, Integrationen und der Datenmigration ab. Wir bestätigen sie nach der Festlegung des Umfangs. Bei einem komplexeren Prozess kalkulieren wir zuerst eine separate Analysephase.

Müssen alle Geschäftskunden sofort in das Portal wechseln?

Nein. Der Start ist mit einer ausgewählten Gruppe, einem begrenzten Angebot und einem vollständigen Bestellszenario möglich. Der Prozess muss zusammenhängend bleiben, und für Geschäftskunden außerhalb des Portals müssen klare Regeln gelten.

Was sollten Sie zuerst senden?

Beschreiben Sie in Ihrer ersten Nachricht:

• wer bestellt und wie dies heute geschieht;
• wo Sortiment, Preise und Verfügbarkeit gepflegt werden;
• welche Programme an der weiteren Bearbeitung beteiligt sind;
• welche Daten manuell erneut eingegeben werden;
• welche Ausnahmen am häufigsten den Kontakt mit Mitarbeitenden erfordern;
• was ein Geschäftskunde ohne Telefonat oder E-Mail prüfen können sollte.

Senden Sie über das Formular keine Passwörter, API-Schlüssel, Datenbankkopien, echten Bestellungen oder Kundendaten. Falls solche Unterlagen notwendig werden, vereinbaren wir nach der Auftragsklärung einen sicheren Übertragungsweg.

CTA: Beschreiben Sie Ihren Bestellprozess

Wenn Sie die wichtigsten Informationen zunächst selbst ordnen möchten, nutzen Sie das kostenlose Projektbriefing-Werkzeug.

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Dokumente im Prozess des Geschäftskunden

Wenn Dokumente eines Geschäftskunden geprüft, freigegeben, korrigiert oder an ein anderes Programm übergeben werden müssen, lesen Sie auch unser Angebot für digitale Dokumentenworkflows und DMS.