B2B portál a objednávkový systém pro obchodní partnery

Nezačínáme pevným seznamem funkcí. Nejprve zjišťujeme, kdo objednává, odkud pocházejí produkty, ceny a dostupnost a co se má stát po odeslání objednávky.

Kdy má B2B portál smysl?

O portálu stojí za to uvažovat, když stálý obchodní partner potřebuje vlastní místo pro práci s nabídkou a objednávkami. Mezi časté signály patří:

• objednávky přicházejí e-mailem, telefonicky nebo v různých souborech;
• pracovník přepisuje položky do dalšího programu;
• různí partneři dostávají různé ceny, slevy nebo rozsahy nabídky;
• dotazy na dostupnost a stav objednávky se opakují každý den;
• chybějící produkt vyžaduje ruční domluvu;
• firma chce partnerovi ukázat jeho dokumenty, historii nebo stavy bez zpřístupnění interního systému;
• data a oprávnění více partnerů musí zůstat oddělena.

Portál není potřeba jen proto, že firma prodává jiným firmám. Při malém počtu jednoduchých objednávek může stačit formulář, dohodnutá tabulka nebo funkce současného e-shopu. Vlastní řešení dává smysl tehdy, když jsou pravidla nabídky, objednávání nebo dalšího zpracování důležitou součástí procesu a nevejdou se do běžného nástroje.

B2B portál, API, integrace, nebo CRM?

Tato řešení mohou spolupracovat, ale neznamenají totéž.

Jedna firma může potřebovat portál i API využívající stejnou nabídku. Jiné stačí propojit současný e-shop se skladovým systémem. Rozhodujeme podle procesu, ne podle názvu technologie.

Co může portál pro obchodní partnery obsahovat?

Rozsah přizpůsobujeme skutečnému způsobu prodeje. Může zahrnovat:

Nabídku přizpůsobenou partnerovi

Partner vidí produkty, varianty, ceny, slevy a dokumenty určené jeho účtu. Nejprve je třeba určit, ze kterého systému tato data pocházejí a kdo je smí měnit.

Dostupnost a pravidla objednávání

Samotné zobrazení skladového čísla nemusí stačit. Je třeba určit, zda dostupnost znamená fyzickou zásobu, prodejné množství, rezervaci nebo orientační údaj. Tento význam ovlivňuje zobrazované zprávy i další zpracování objednávky.

Košík nebo objednávkový formulář

Proces může podporovat jednotky, celá balení, minimální množství, vlastní čísla objednávek, místa dodání, termíny a povinné poznámky. Jde o příklady rozsahu k dohodnutí, ne o pevnou sadu funkcí každého projektu.

Stavy a dokumenty

Partner může sledovat dohodnuté fáze realizace a stahovat dokumenty, které jsou pro něj určeny. Je třeba stanovit, který systém stav poskytuje a kdy je informace dostatečně spolehlivá pro zobrazení.

Role a oprávnění

Jedna partnerská firma může mít několik nakupujících, schvalující osobu a samostatné uživatele pouze pro čtení. Každý partner smí vidět jen data, ceny, objednávky a dokumenty dostupné jeho účtu a roli.

Integrace

Portál může vyměňovat data s ERP, skladem, účetnictvím, e-shopem, systémem dopravce nebo vlastní aplikací firmy. Možnost propojení potvrzujeme až po kontrole dokumentace, oprávnění a testovacího prostředí.

Nejde o hotový balíček, který vždy obsahuje všechny prvky. První etapa by měla vyřešit jeden důležitý tok a mít jasná kritéria převzetí.

Nejdůležitější rozhodnutí před zahájením

Kde se nachází hlavní nabídka?

Je třeba určit zdroj názvů, kódů, variant, cen a popisů. Pokud může stejnou položku měnit několik programů, musí být určeno, který z nich je hlavním zdrojem.

Co dostupnost skutečně znamená?

Stav zásob se může změnit mezi zobrazením nabídky a přijetím objednávky. Stanovíme, zda má systém zboží rezervovat, objednávku ihned potvrdit, nebo ji předat k pozdějšímu ověření.

Kdo může data zobrazit a měnit?

Ceny, slevy, dokumenty a historie objednávek se mohou lišit podle firmy a role. Oprávnění je třeba prosazovat v celém procesu, ne jen skrýt tlačítko na obrazovce.

Co se stane po odeslání objednávky?

Objednávka může pokračovat do interního panelu, ERP, skladu nebo ke schválení pracovníkem. Musíme stanovit její identifikátor, počáteční stav, pravidla oprav a způsob, jakým se partner dozví výsledek.

Jak řešíme chybu a opakování?

Přerušené spojení nesmí objednávku bez upozornění ztratit ani při opakovaném pokusu vytvořit její druhou kopii. Odpovědná osoba by měla vidět, co bylo přijato, co čeká a co vyžaduje opravu.

Jak ověříme, že první etapa funguje?

Kritéria převzetí vycházejí z procesu, ne jen ze vzhledu obrazovek. U příkladového portálu lze ověřit, zda:

• partner vidí pouze svou nabídku, ceny, objednávky a dokumenty;
• správná objednávka je přiřazena správnému zákaznickému účtu a obsahuje všechny položky;
• nedostupný produkt, neplatné množství nebo chybějící povinné pole vyvolá srozumitelnou zprávu;
• opakování stejné operace nevytvoří druhou objednávku;
• změna stavu pochází z dohodnutého zdroje a vidí ji správná osoba;
• chyba integrace ponechá informace potřebné k reakci;
• data v portálu a firemním systému lze po dokončení scénáře porovnat.

Takové případy stanovujeme před převzetím. Výsledek se pak neomezuje na tvrzení, že formulář odeslal data nebo že API nevrátilo chybu.

Začít lze i s menším rozsahem

Celý portál nemusí vzniknout v jediné etapě. První verze může obsloužit:

• jednu skupinu obchodních partnerů;
• omezený katalog nebo jeden typ objednávky;
• jednu úplnou cestu od zadání objednávky po potvrzení;
• ruční schválení uvnitř firmy;
• jedno propojení se zdrojovým systémem;
• základní sadu stavů a zpráv.

Menší rozsah má smysl pouze tehdy, když tvoří uzavřený a užitečný proces. Projekt není vhodné rozdělit v místě, které pracovníky nutí znovu přepisovat stejná data nebo nechává objednávku bez odpovědné osoby.

Zkušenost: HUB-2-API

V roce 2018 jsme vytvořili systém pro firmu prodávající automobilové díly na německém trhu. HUB-2-API importoval rozsáhlý seznam produktů z Excelu, zveřejňoval a upravoval nabídky na eBay.de, stahoval objednávky a poskytoval panel pro jejich zpracování.

B2B API využívali tři francouzští zákazníci objednavatele. Jejich systémy mohly získat nabídku, ověřit dostupnost a zadat objednávku. Objednavatel díky tomu nemusel ručně spravovat každou změnu nabídky na marketplace a jeho partneři mohli předávat objednávky uspořádaným způsobem.

Jde o historický projekt, který se již nepoužívá. Nepředstavujeme jej jako hotový portál ani současnou integraci. Dokládá však naši zkušenost s propojením katalogu, dostupnosti, objednávek, provozního panelu a B2B kanálu.

Přečtěte si celou případovou studii HUB-2-API.

Jak spolupráci zahajujeme?

1. Krátce ověříme potřebu. Bezplatný rozhovor v délce do 20 minut pomůže zjistit, kdo objednává, kde je nabídka a která část procesu dnes působí největší problém. Nejde o analýzu ani hotový odhad ceny.
2. Určíme, zda je potřeba analýza. Při větším počtu rolí, cenových pravidel, zdrojů dat nebo nejistých integracích navrhneme samostatnou placenou etapu. Pokud projekt později realizujeme, zaplacenou cenu analýzy započteme do celkové ceny projektu.
3. Vybereme první užitečnou etapu. Zapíšeme rozsah, odpovědnost systémů, důležité výjimky, kritéria převzetí, termín a individuální odhad ceny.
4. Vytvoříme a ověříme celý tok. Testujeme nejen správnou objednávku, ale také chybějící data, změnu dostupnosti, opakování a chybu spojení.
5. Dohodneme další rozvoj a podporu. Další skupiny partnerů, funkce a integrace vznikají jako samostatně dohodnuté etapy.

Nemusíte připravovat technickou specifikaci. Pro první rozhovor stačí popsat současný způsob objednávání, používané programy a situace, které vyžadují ruční práci.

Časté otázky

Nahradí B2B portál naše CRM nebo ERP?

Nemusí je nahrazovat. Portál je pracovním kanálem obchodního partnera. CRM může nadále spravovat vztahy a obchod, zatímco ERP nebo skladový systém nabídku, zásoby a dokumenty. Rozsah integrace závisí na možnostech těchto systémů a dohodnutém zdroji dat.

Mohou mít různí partneři různé ceny a produkty?

Takové řešení lze navrhnout, pokud existují jasná pravidla a spolehlivý zdroj nabídky a cen. Před potvrzením rozsahu je třeba ověřit výjimky, identifikaci partnera a způsob aktualizace dat.

Mohou portál a API fungovat společně?

Ano. Portál může sloužit lidem, kteří chtějí objednávat v prohlížeči, zatímco API partnerům používajícím vlastní systém. Oba kanály by měly uplatňovat stejná pravidla nabídky, oprávnění a přijímání objednávek.

Lze použít data z Excelu?

Tabulka může být zdrojem prvního importu nebo podporovaným kanálem výměny. Je však třeba zkontrolovat identifikátory, formáty, chybějící hodnoty a odpovědnost za aktualizaci. Pro pravidelný provoz může být lepším zdrojem skladový systém, ERP nebo jiná firemní aplikace.

Kolik B2B portál stojí a jak dlouho trvá realizace?

Cena a termín závisí mimo jiné na počtu rolí, cenových pravidlech, katalogu, způsobu výpočtu dostupnosti, toku objednávky, integracích a migraci dat. Potvrdíme je po stanovení rozsahu. U složitějšího procesu nejprve naceníme samostatnou etapu analýzy.

Je nutné převést do portálu všechny partnery najednou?

Ne. Lze začít vybranou skupinou, omezenou nabídkou a jedním úplným scénářem objednávky. Podmínkou je zachování souvislého procesu a jasných pravidel pro partnery, kteří zatím zůstávají mimo portál.

Co poslat na začátku?

V první zprávě popište:

• kdo objednávky zadává a jak to dělá dnes;
• kde se nachází nabídka, ceny a informace o dostupnosti;
• které programy se účastní dalšího zpracování;
• která data se přepisují ručně;
• které výjimky nejčastěji vyžadují kontakt s pracovníkem;
• co by měl partner umět ověřit bez telefonu nebo e-mailu.

Přes formulář neposílejte hesla, klíče API, kopie databáze, skutečné objednávky ani údaje zákazníků. Pokud budou takové materiály potřeba, po dohodnutí zakázky stanovíme bezpečný způsob předání.

CTA: Popište svůj objednávkový proces

Pokud si chcete nejprve sami uspořádat základní informace, použijte bezplatný nástroj pro popis projektu.

Podívejte se také na integrace systémů a API, CRM a objednávkové systémy na míru a business analýzu a rozsah MVP aplikace.

Dokumenty v procesu obchodního partnera

Pokud dokumenty zaslané obchodním partnerem vyžadují kontrolu, schválení, opravu nebo předání do jiného programu, podívejte se také na elektronický oběh dokumentů a DMS.