Elektronický oběh dokumentů a DMS pro firmy

DMS, tedy systém pro správu dokumentů, uspořádává dokumenty, přístupy, verze a jednotlivé kroky zpracování. Ne každá firma potřebuje plný DMS. Někdy stačí přehledné úložiště, propojení používaných programů nebo menší modul pro jeden konkrétní oběh.

Kdy už e-mail, složky a tabulky nestačí?

Problém obvykle není jen v místě pro uložení souborů. Vzniká ve chvíli, kdy dokument spouští další práci, ale firma nemá jeden jasný a dohledatelný postup.

Oběh dokumentů stojí za prověření, pokud:

• stejný soubor koluje v několika zprávách a není jasné, která verze je aktuální;
• zaměstnanci se musí ptát, kdo má dokument a co se s ním má stát dál;
• schválení zůstávají v e-mailu, chatu nebo mimo hlavní systém;
• údaje z faktury, smlouvy, žádosti nebo formuláře se ručně přepisují do jiného programu;
• chybějící příloha nebo nesprávné údaje se zjistí až na konci procesu;
• lidé vidí více dokumentů, než ke své práci potřebují;
• je obtížné zjistit, kdo rozhodl, kdy rozhodl a z jaké verze vycházel;
• stav v jednom programu neodpovídá informacím, které předávají zaměstnanci.

Tyto signály automaticky neznamenají, že je nutné postavit nový systém. Nejprve zjišťujeme, zda je hlavním problémem ukládání, odpovědnost, rozhodování, výměna dat nebo kombinace více oblastí.

Jeden dokument od přijetí po uzavření

Smysluplný oběh popisuje celou cestu dokumentu. U jednoho typu dokumentu ověřujeme:

1. Zdroj. Dokument může přijít e-mailem, formulářem, zákaznickým portálem, skenerem nebo přes API, případně ho vytvoří zaměstnanec.
2. Registraci a popis. Určíme identifikátor, typ dokumentu, důležité údaje a způsob odhalení chybějících informací.
3. Kontrolu úplnosti. Systém může zkontrolovat povinná pole a přílohy. Rozhodnutí vyžadující posouzení zůstávají na odpovědné osobě.
4. Přiřazení odpovědnosti. Dokument dostane role nebo člověk, který má provést další krok.
5. Rozhodnutí. Uživatel může podle dohodnutého postupu schválit, zamítnout, vrátit k opravě nebo předat dál.
6. Předání výsledku. Data nebo rozhodnutí mohou přejít do CRM, ERP, účetního programu, B2B portálu nebo jiného dohodnutého systému.
7. Stav a historii. Oprávněný uživatel vidí aktuální krok, provedenou činnost a informace potřebné pro pokračování.

Systém může hlídat pořadí, povinné údaje, termíny a předávání informací. Neměl by sám přijímat obchodní rozhodnutí, pokud firma nestanovila jasné pravidlo a odpovědnost.

Úložiště, hotový DMS, integrace nebo vlastní modul?

Řešení má odpovídat skutečnému problému. Nejdražší nebo nejrozsáhlejší varianta nemusí být nejlepší.

Pomůžeme tyto směry porovnat, ale technologii nevybíráme jen podle názvu „DMS“. Nejprve popíšeme jeden oběh a zjistíme, co skutečně potřebuje.

Co stanovíme před zahájením práce?

Typy a zdroje dokumentů

Zjišťujeme, které dokumenty do procesu vstupují, odkud přicházejí, v jakých formátech se objevují a zda mají spolehlivý společný identifikátor. Faktury, smlouvy, žádosti, protokoly a formuláře mohou potřebovat odlišné cesty.

Role a oprávnění

Určíme, kdo může dokument vidět nebo měnit, kdo rozhoduje a kdo smí vidět pouze výsledek. Oprávnění mají vycházet z role a fáze procesu, ne pouze ze skrytého tlačítka na obrazovce.

Stavy, rozhodnutí a výjimky

Popíšeme běžnou cestu i situace, kdy chybějí údaje, dokument se vrací k opravě, potřebuje další schválení nebo nemůže pokračovat. Jasné řešení výjimek je stejně důležité jako hlavní scénář.

Verze a historie

Stanovíme, co vytváří novou verzi, která verze je aktuální a které činnosti mají zůstat v historii. Rozsah historie i pravidla pro změnu nebo odstranění dat závisí na potřebách firmy a dohodnutých požadavcích.

Zdrojové a cílové systémy

Určíme program, který spravuje dokument, data, stav a konečné rozhodnutí. Pokud stejnou informaci může měnit více systémů, potřebujeme jeden hlavní zdroj a jasná pravidla synchronizace.

Uchovávání, export a zálohy

Doby uchovávání, export, mazání, zálohování a obnova se musí určit pro konkrétní projekt. Systém není automaticky v souladu s právními předpisy jen proto, že uchovává historii nebo omezuje přístup.

Začněte jedním oběhem

První etapa nemusí zahrnovat všechny dokumenty ve firmě. Často je lepší vybrat jeden typ a provést ho od zdroje až po uzavřený výsledek.

První etapa může obsahovat:

• jeden zdroj dokumentu;
• základní údaje a kontrolu úplnosti;
• dvě nebo tři role;
• schválení, zamítnutí a vrácení k opravě;
• jeden cílový systém nebo ruční potvrzení výsledku;
• jasný stav a základní historii činností;
• dohodnuté testovací případy a kritéria převzetí.

Menší rozsah dává smysl pouze tehdy, pokud vytváří užitečný a uzavřený proces. Neměl by končit v místě, které stále nutí pracovníky přepisovat stejná data nebo nechává dokument bez odpovědné osoby.

Jak ověříme první etapu?

Kritéria převzetí vycházejí z procesu, ne pouze ze vzhledu obrazovek. Můžeme například ověřit, že:

• dokument získá jednoznačný identifikátor a vstoupí do správného oběhu;
• chybějící povinné údaje zastaví předání a zobrazí srozumitelnou zprávu;
• každá role vidí jen povolené dokumenty a činnosti;
• schválení, zamítnutí a žádost o opravu vedou ke správnému dalšímu kroku;
• opakované odeslání nebo přerušené spojení nevytvoří nekontrolovanou kopii;
• data předaná do dalšího programu lze spojit se zdrojovým dokumentem;
• chyba integrace zachová stav a informace potřebné k nápravě;
• historie vysvětlí, co se stalo v testovaném scénáři.

Tato kritéria stanovíme před převzetím. Výsledek pak znamená více než pouhé potvrzení, že se soubor uložil nebo formulář odeslal data.

Integrace s používanými programy

Elektronický oběh dokumentů může spolupracovat s CRM, ERP, účetnictvím, B2B portálem, skladem nebo jinou aplikací. Integraci potvrdíme až po ověření dokumentace, oprávnění, formátů dat a podmínek dodavatele.

Pokud stávající programy dobře plní své hlavní úkoly, nemusí se automaticky měnit. Vhodným řešením může být jejich propojení v řízeném procesu. Jindy není problémem chybějící spojení, ale nejasná odpovědnost a rozhodování. Samotná integrace to nevyřeší.

Podívejte se také na integrace systémů a API a CRM a ERP systémy na míru.

Zkušenost: HUB.ITM.PL

Přibližně v roce 2018 jsme vytvořili systém pro velkou účetní kancelář, která přijímala data z několika programů a formátů. Zpracovával údaje související s fakturami z Comarch ERP Optima, Sage Symfonia ERP, JPK-FA a zdrojů UBER, stejně jako soubory XML, XLS a CSV.

Systém data načítal, mapoval a kontroloval a následně připravoval EDI++ pro import do Subiekt GT a Subiekt nexo. Omezil ruční přepisování údajů z tisíců faktur a umožnil kanceláři obsluhovat další klienty bez úměrného zvyšování ruční práce.

Jde o historický projekt, který se již nepoužívá, protože se změnily formáty a způsoby výměny dat. HUB.ITM.PL nebyl úplný DMS. Šlo o vrstvu pro import a transformaci dat z dokumentů, proto ho nepředstavujeme jako důkaz verzování, schvalování, uchovávání nebo ukládání dokumentů.

Přečtěte si celou případovou studii HUB.ITM.PL.

Bezpečnost, historie a právní požadavky

Dokumenty mohou obsahovat osobní údaje, obchodní podmínky, finanční informace a další důvěrný obsah. Projekt by proto měl určit zejména:

• role a zásadu nejmenšího potřebného přístupu;
• přihlašování uživatelů;
• potřebný rozsah historie činností a změn;
• pravidla exportu, zálohování a obnovy;
• předávání dokumentů mezi systémy;
• doby uchovávání a odpovědnost za jejich stanovení;
• odebrání přístupu po změně role nebo ukončení spolupráce.

Technické řešení automaticky nezaručuje soulad s GDPR, KSeF, účetními pravidly ani oborovými požadavky. Tyto požadavky je nutné před potvrzením rozsahu pojmenovat, ověřit a přiřadit odpovědným osobám.

Přes kontaktní formulář neposílejte skutečné faktury, smlouvy, údaje zákazníků, hesla, API klíče ani kopie databází. Na začátku stačí bezpečný vzor bez osobních a důvěrných údajů nebo popis jeho struktury.

Jak zahájíme spolupráci?

1. Krátce ověříme potřebu. Určíme, který dokument způsobuje problém, odkud přichází a co se s ním má stát dál. Krátký rozhovor nenahrazuje analýzu složitého procesu.
2. Popíšeme jeden oběh. Shromáždíme role, rozhodnutí, data, výjimky, současné programy a očekávaný výsledek.
3. Vybereme směr. Ověříme, zda stačí úložiště, hotový DMS, integrace, menší modul nebo řešení přizpůsobené procesu.
4. Stanovíme první etapu. Dohodneme rozsah, kritéria převzetí, rizika, termín a individuální cenu.
5. Vytvoříme a otestujeme celý tok. Prověříme běžný případ, chybějící data, opravu, zamítnutí, opakování a chybu spojení.
6. Naplánujeme další oběhy. Další typy dokumentů, role a integrace vznikají jako samostatně dohodnuté etapy.

Pokud proces zahrnuje mnoho oddělení, typů dokumentů, výjimek nebo nejistých integrací, může být prvním placeným krokem business analýza a stanovení rozsahu MVP.

Nejčastější otázky

Potřebujeme úplný DMS?

Ne vždy. Pokud jde hlavně o pojmenování, přístup a hledání souborů, může stačit uspořádané úložiště. Pokud dokument prochází rozhodnutími, výjimkami a několika systémy, stojí za to posoudit DMS, integraci nebo vlastní modul.

Kterým dokumentem je nejlepší začít?

Dokumentem s jasným začátkem a koncem, častými ručními kroky a opakujícími se problémy. První oběh má mít vlastníka, známé role a měřitelné kritérium převzetí.

Lze oběh propojit s naším CRM, ERP nebo účetnictvím?

Takové propojení je často možné, ale nejprve je nutné prověřit konkrétní program, dokumentaci, oprávnění, formáty dat a licenční podmínky. Integraci před touto kontrolou nepotvrzujeme.

Může systém podporovat schválení, opravy a zamítnutí?

Ano, pokud firma jasně určí role, možná rozhodnutí a další krok pro každý výsledek. Přesný rozsah stanovíme pro vybraný oběh.

Lze zachovat historii rozhodnutí a přístup podle rolí?

Tyto požadavky lze do projektu zahrnout. Je třeba určit, které činnosti zůstanou v historii, kdo je uvidí a zda nebo kdy lze data změnit či odstranit.

Zahrnuje projekt OCR, elektronický podpis nebo KSeF?

Nejde o automatickou součást každého projektu. Můžeme posoudit jejich potřebu, ale rozsah závisí na dodavateli, kvalitě dokumentů, dokumentaci, oprávněních, nákladech a právních požadavcích.

Musíme vyměnit stávající systémy?

Ne. Pokud dobře plní své hlavní úkoly, může stačit integrace nebo menší modul. Výměna dává smysl až tehdy, když omezení těchto programů blokují dohodnutý oběh.

Jak připravit vzorový dokument?

Odstraňte osobní údaje, čísla účtů, důvěrné částky, podpisy, údaje zákazníků a další obchodní tajemství. Můžete také poslat jen popis polí, zdroje a rozhodnutí, která mají být přijata.

Na čem závisí cena a termín?

Na počtu typů dokumentů, rolí, rozhodnutí, výjimek, integrací, migraci dat, bezpečnostních požadavcích, historii a údržbě. Rozsah, termín a cenu stanovíme individuálně po získání potřebných informací.

Co poslat na začátku?

V první zprávě popište:

• jeden typ dokumentu, kterým chcete začít;
• odkud přichází a v jaké podobě;
• kdo ho kontroluje, schvaluje, opravuje nebo zamítá;
• kde se dnes nachází aktuální stav;
• která data se ručně přepisují;
• které programy musí v procesu zůstat;
• nejčastější výjimku nebo chybu;
• podle čeho poznáte, že první etapa funguje správně.

V této fázi nepotřebujeme technickou specifikaci ani skutečné dokumenty. Z popisu zjistíme, zda lze přejít k odhadu, nebo je nejprve potřeba analýza procesu.

CTA: Proberme první oběh dokumentu

Pokud si chcete nejprve sami uspořádat základní informace, použijte bezplatný nástroj pro popis projektu.

Podívejte se také na integrace systémů a API, CRM a ERP systémy na míru, B2B portály a objednávkové systémy a business analýzu a rozsah MVP aplikace.