HUB.ITM.PL: data z faktur připravená k importu místo ručního přepisování
Koncepční ilustrace převodu dat připravená se syntetickými údaji. Nejde o snímek historického systému HUB.ITM.PL.
Výchozí situace: tisíce faktur a různé zdroje dat
Projekt vznikl přibližně v roce 2018 pro velkou účetní kancelář. Firma dostávala dokumenty od mnoha klientů, ale data nepřicházela v jednom formátu připraveném k použití. Zdrojem byly mimo jiné Comarch ERP Optima, Sage Symfonia ERP, JPK-FA, data UBER a soubory XML, XLS a CSV.
Každý zdroj měl vlastní uspořádání polí a způsob zápisu informací. Pracovníci kanceláře proto museli ručně přepisovat údaje z tisíců faktur do používaných programů. S rostoucím počtem klientů rostl také objem stejné opakované práce.
Jeden jednoduchý importer nestačil
Problém nespočíval jen ve formátu souboru. Stejné informace mohly být v jiných sloupcích, mít jiné názvy nebo vyžadovat úpravu před vytvořením výsledku. Přímý import bez předchozího mapování dat by proto celý proces nevyřešil.
Cílem také nebylo nahradit programy používané klienty kanceláře. Byla potřeba mezivrstva mezi různými zdroji a cílovým systémem. Jejím úkolem bylo data načíst, uspořádat podle společných pravidel a připravit soubor ve formátu, který přijímal Subiekt.
Jak probíhala příprava dat
Proces jsme rozdělili do opakovatelných kroků:
- Systém načetl data z podporovaného programu nebo souboru.
- Zdrojová pole byla přiřazena ke správným cílovým polím.
- Před vytvořením výsledku prošla data potřebnou kontrolou.
- Systém připravil soubor EDI++ určený k importu do Subiekt GT nebo Subiekt nexo.
Úloha systému končila přípravou souboru EDI++ v očekávané struktuře. Aplikace nenahrazovala programy Subiekt.
Výsledek: opakovatelný proces místo přepisování
Kancelář už nemusela ručně přenášet údaje z každé faktury. Další soubory mohla zpracovávat podle stanoveného postupu a získat výsledek připravený k importu.
Automatizace zvýšila provozní možnosti kanceláře. Firma mohla obsluhovat více klientů, aniž by stejným tempem rostlo množství ručního přepisování dokumentů.
Proč projekt označujeme jako historický
HUB.ITM.PL se dnes již nepoužívá. Formáty výměny dat se postupem času změnily a více standardizovaly. Původní aplikaci proto nepředstavujeme jako řešení kompatibilní s aktuálními verzemi uvedených programů.
Projekt však stále ukazuje důležitý přístup k automatizaci. Pokud firma používá několik nástrojů, nemusí vždy měnit celý systém. Vhodným řešením může být importer nebo integrační vrstva, která uspořádá data mezi zdrojem a cílovým programem.
Kdy má podobná automatizace smysl
Hotový importer může stačit, pokud data pocházejí z jednoho stálého zdroje, mají odpovídající strukturu a přenášejí se jen občas. Řešení na míru stojí za zvážení, když:
- soubory nebo data pravidelně přicházejí z několika systémů;
- jejich struktura neodpovídá požadavkům cílového programu;
- pracovníci opakovaně přepisují stejné druhy informací;
- před importem je nutné mapování, úprava nebo kontrola povinných polí;
- firma chce ponechat stávající systémy, ale zlepšit výměnu dat mezi nimi.
Důležitější než název formátu je opakující se problém. Nejprve zjišťujeme, kde data vznikají, kam mají směřovat a která rozhodnutí musí nadále zůstat na pracovníkovi.
Co zjistit před vytvořením importeru
Před zahájením podobného projektu potřebujeme odpovědi na několik otázek:
- Z jakého systému nebo typu souboru data pocházejí?
- Do jakého programu mají směřovat a jaký formát tento program přijímá?
- Jak často se přenos provádí a kolika dokumentů se týká?
- Která pole je třeba spojit, změnit nebo doplnit?
- Jak se nyní kontrolují chyby a kdo data před importem schvaluje?
V první fázi nemusíte posílat skutečné faktury ani údaje klientů. Stačí popis procesu a ukázková struktura souboru bez důvěrných informací. Díky tomu můžeme posoudit, zda potřebujete integraci na míru, menší importer nebo jednodušší změnu organizace práce.
Chcete omezit ruční přepisování dat?
Popište, odkud data pocházejí, do jakého systému mají směřovat, jak často tuto práci provádíte a jak kontrolujete správnost výsledku. Na tomto základě doporučíme bezpečný první krok.
Podívejte se také na integrace systémů a API, CRM a ERP systémy na míru a další realizace.