HUB.ITM.PL: данные из счетов-фактур для импорта вместо ручного ввода
Концептуальная иллюстрация преобразования данных, созданная на синтетических данных. Это не снимок исторической системы HUB.ITM.PL.
Исходная ситуация: тысячи счетов-фактур и разные источники данных
Проект был создан примерно в 2018 году для крупной бухгалтерской компании. Она получала документы от многих клиентов, но данные поступали не в одном готовом к использованию формате. Среди источников были Comarch ERP Optima, Sage Symfonia ERP, JPK-FA, данные UBER, а также файлы XML, XLS и CSV.
У каждого источника была своя структура полей и свой способ записи информации. Поэтому сотрудникам приходилось вручную переносить данные из тысяч счетов-фактур в используемые программы. Чем больше клиентов обслуживала компания, тем больше времени занимала одна и та же повторяющаяся работа.
Одного простого импортера было недостаточно
Проблема заключалась не только в формате файла. Одна и та же информация могла находиться в разных столбцах, называться по-разному или требовать преобразования перед созданием результата. Прямой импорт без предварительного сопоставления данных не решил бы весь процесс.
Заменять программы, которыми пользовались клиенты бухгалтерской компании, тоже не требовалось. Нужен был промежуточный слой между разными источниками и целевой системой. Он должен был считывать данные, упорядочивать их по общим правилам и готовить файл в формате, принимаемом Subiekt.
Как выполнялась подготовка данных
Процесс состоял из повторяемых шагов:
- Система считывала данные из поддерживаемой программы или файла.
- Исходные поля сопоставлялись с нужными целевыми полями.
- Перед созданием результата данные проходили необходимую проверку.
- Система готовила файл EDI++, предназначенный для импорта в Subiekt GT или Subiekt nexo.
Работа системы завершалась подготовкой файла EDI++ в ожидаемой структуре. Приложение не заменяло программы Subiekt.
Результат: повторяемый процесс вместо ручного ввода
Сотрудникам больше не нужно было вручную переносить данные из каждого счета-фактуры. Очередные файлы можно было обрабатывать по установленному процессу и получать результат, готовый к импорту.
Автоматизация расширила операционные возможности бухгалтерской компании. Она могла обслуживать больше клиентов без пропорционального увеличения объема ручного переноса документов.
Почему мы называем этот проект историческим
Сегодня HUB.ITM.PL уже не используется. Со временем форматы обмена данными изменились и стали более стандартизированными. Поэтому мы не представляем старое приложение как решение, совместимое с актуальными версиями упомянутых программ.
При этом проект по-прежнему показывает важный подход к автоматизации. Если компания использует несколько инструментов, не всегда нужно менять всю систему. Иногда правильным решением становится импортер или интеграционный слой, который упорядочивает данные между источником и целевой программой.
Когда подобная автоматизация имеет смысл
Готового импортера может быть достаточно, если данные поступают из одного стабильного источника, имеют подходящую структуру и переносятся лишь время от времени. Индивидуальное решение стоит рассмотреть, когда:
- файлы или данные регулярно поступают из нескольких систем;
- их структура не соответствует требованиям целевой программы;
- сотрудники многократно вводят одни и те же виды информации;
- перед импортом нужны сопоставление, преобразование или проверка обязательных полей;
- компания хочет сохранить используемые системы, но улучшить обмен данными между ними.
Главное значение имеет повторяющаяся проблема, а не само название формата. Сначала мы выясняем, где возникают данные, куда они должны попасть и какие решения по-прежнему должен принимать сотрудник.
Что нужно определить до создания импортера
Перед началом похожего проекта нам нужны ответы на несколько вопросов:
- Из какой системы или какого типа файла поступают данные?
- В какую программу они должны попасть и какой формат она принимает?
- Как часто выполняется перенос и какое количество документов он охватывает?
- Какие поля нужно объединить, изменить или дополнить?
- Как сейчас проверяются ошибки и кто утверждает данные перед импортом?
На первом этапе не нужно отправлять реальные счета-фактуры или данные клиентов. Достаточно описания процесса и примера структуры файла без конфиденциальной информации. Это позволяет оценить, нужна ли индивидуальная интеграция, небольшой импортер или более простое изменение организации работы.
Хотите сократить ручной ввод данных?
Опишите, откуда поступают данные, в какую систему они должны попасть, как часто выполняется эта работа и как вы проверяете результат. На этой основе мы предложим безопасный первый шаг.
Смотрите также интеграции систем и API, CRM- и ERP-системы на заказ и другие проекты.