HUB.ITM.PL: dane z faktur gotowe do importu zamiast ręcznego przepisywania
Ilustracja koncepcyjna procesu konwersji danych przygotowana na danych syntetycznych. Nie jest zrzutem historycznego systemu HUB.ITM.PL.
Punkt wyjścia: tysiące faktur i różne źródła danych
Projekt powstał około 2018 roku dla dużego biura rachunkowego. Firma otrzymywała dokumenty od wielu klientów, ale dane nie trafiały do niej w jednym, gotowym do użycia formacie. Pochodziły między innymi z Comarch ERP Optima, Sage Symfonia ERP, JPK-FA, danych UBER oraz plików XML, XLS i CSV.
Każde źródło miało własny układ pól i sposób zapisu informacji. Pracownicy biura musieli więc ręcznie przepisywać dane z tysięcy faktur do używanych programów. Im więcej klientów obsługiwało biuro, tym więcej czasu wymagała ta sama powtarzalna praca.
Jeden prosty importer nie wystarczał
Problemem nie był tylko format pliku. Te same informacje mogły znajdować się w innych kolumnach, mieć inne nazwy albo wymagać przekształcenia przed przygotowaniem wyniku. Import bez wcześniejszego mapowania danych nie rozwiązałby więc całego procesu.
Nie chodziło też o wymianę programów używanych przez klientów biura. Potrzebna była warstwa pomiędzy różnymi źródłami a systemem docelowym. Jej zadaniem było odczytanie danych, uporządkowanie ich według wspólnych zasad i przygotowanie pliku w formacie przyjmowanym przez Subiekta.
Jak działało przygotowanie danych
Proces został podzielony na powtarzalne kroki:
- System odczytywał dane z obsługiwanego programu albo pliku.
- Pola źródłowe były przypisywane do właściwych pól docelowych.
- Dane przechodziły kontrolę potrzebną przed utworzeniem wyniku.
- System przygotowywał plik EDI++ przeznaczony do importu do Subiekt GT albo Subiekt nexo.
Zakres systemu kończył się na przygotowaniu pliku EDI++ w oczekiwanej strukturze. Aplikacja nie zastępowała programów Subiekt.
Rezultat: powtarzalny proces zamiast przepisywania
Biuro nie musiało już ręcznie przenosić danych z każdej faktury. Zamiast tego mogło przetwarzać kolejne pliki według ustalonego procesu i otrzymywać wynik gotowy do importu.
Automatyzacja zwiększyła możliwości operacyjne biura. Firma mogła obsługiwać więcej klientów bez proporcjonalnego zwiększania ręcznego przepisywania dokumentów.
Dlaczego opisujemy ten projekt jako historyczny
HUB.ITM.PL nie jest dziś używany. Z czasem formaty wymiany danych zmieniły się i zostały w większym stopniu ustandaryzowane. Nie przedstawiamy więc dawnej aplikacji jako rozwiązania zgodnego z aktualnymi wersjami wymienionych programów.
Projekt nadal pokazuje jednak ważny sposób myślenia o automatyzacji. Gdy firma korzysta z kilku narzędzi, nie zawsze trzeba wymieniać cały system. Czasem właściwym rozwiązaniem jest importer lub warstwa integracyjna, która porządkuje dane pomiędzy źródłem a programem docelowym.
Kiedy podobna automatyzacja ma sens
Gotowy importer może wystarczyć, jeśli dane pochodzą z jednego stałego źródła, mają zgodną strukturę i są przenoszone sporadycznie. Dedykowane rozwiązanie warto rozważyć, gdy:
- pliki lub dane regularnie pochodzą z kilku systemów;
- ich struktura nie odpowiada wymaganiom programu docelowego;
- pracownicy wielokrotnie przepisują te same rodzaje informacji;
- przed importem potrzebne są mapowanie, przekształcenia albo kontrola wymaganych pól;
- firma chce zachować używane systemy, ale usprawnić wymianę danych między nimi.
Najważniejszy jest powtarzalny problem, a nie sama nazwa formatu. Najpierw sprawdzamy, gdzie powstają dane, dokąd mają trafić i które decyzje muszą nadal należeć do pracownika.
Co ustalić przed wykonaniem importera
Przed rozpoczęciem podobnego projektu potrzebujemy odpowiedzi na kilka pytań:
- z jakiego systemu lub rodzaju pliku pochodzą dane;
- do jakiego programu mają trafić i jaki format przyjmuje ten program;
- jak często odbywa się przenoszenie i jakiej liczby dokumentów dotyczy;
- które pola trzeba połączyć, zmienić albo uzupełnić;
- jak obecnie sprawdzane są błędy i kto zatwierdza dane przed importem.
Na pierwszym etapie nie trzeba wysyłać prawdziwych faktur ani danych klientów. Wystarczy opis procesu i przykładowa, pozbawiona danych poufnych struktura pliku. Dzięki temu możemy ocenić, czy potrzebna jest dedykowana integracja, mniejszy importer czy prostsza zmiana organizacji pracy.
Chcesz ograniczyć ręczne przepisywanie danych?
Opisz, skąd pochodzą dane, do jakiego systemu mają trafić, jak często wykonujesz tę pracę i w jaki sposób sprawdzasz poprawność wyniku. Na tej podstawie zaproponujemy bezpieczny pierwszy krok.
Porozmawiajmy o imporcie danych
Zobacz także integracje systemów i API, systemy CRM i ERP na zamówienie oraz pozostałe realizacje.