44Islands: system rezerwacyjny zamiast arkuszy i wiadomości

Ilustracja koncepcyjna procesu rezerwacji przygotowana na danych syntetycznych. Nie jest zrzutem rzeczywistego systemu 44Islands.

Punkt wyjścia: ważne informacje były w kilku miejscach

44Islands organizuje i sprzedaje wycieczki. Przed rozpoczęciem prac informacje o zamówieniach trafiały do arkuszy, wiadomości e-mail, SMS-ów i notatek z rozmów telefonicznych. Taki sposób może wystarczyć przy małej skali, ale staje się trudny do utrzymania, gdy firma obsługuje więcej terminów, uczestników, sprzedawców i partnerów.

Problemem nie był sam brak kolejnego formularza. Firma potrzebowała jednego miejsca, w którym rezerwacja łączy się z terminem wycieczki, dostępnymi miejscami, osobą sprzedającą oraz późniejszym rozliczeniem.

System musiał odpowiadać rzeczywistemu procesowi

Gotowe narzędzie nie wystarczało, ponieważ proces obejmował kilka grup użytkowników. Innych informacji potrzebuje osoba przyjmująca rezerwację, innych kierowca lub pilot wycieczki, a jeszcze innych partner rozliczający sprzedaż.

Dlatego system powstał jako dedykowana aplikacja webowa. Obejmuje między innymi:

• obsługę wycieczek, harmonogramów i konkretnych terminów;
• rezerwacje powiązane z dostępnością miejsc;
• pracę sprzedawców, partnerów, kierowców i pilotów w odpowiednim zakresie;
• naliczanie i rozliczanie prowizji zgodnie z zasadami sprzedaży;
• rozwój integracji z zewnętrzną warstwą sprzedażową.

Nie każdy użytkownik otrzymuje ten sam panel. Widoki i działania wynikają z roli oraz zadania wykonywanego w procesie.

Jedno źródło oferty dla systemu i strony sprzedażowej

Kolejnym etapem było połączenie głównego systemu 44Islands z serwisem Wycieczki Świnoujście. Strona prezentuje ofertę klientom z rynku polskiego i niemieckiego, a dane o wycieczkach oraz dostępności pobiera przez API.

Dzięki temu oferta nie musi być ręcznie utrzymywana w dwóch niezależnych miejscach. Główny system pozostaje źródłem danych operacyjnych, a strona sprzedażowa może skupić się na prezentacji wycieczek i doprowadzeniu użytkownika do rezerwacji.

Rezultat: mniej rozproszonych ustaleń, jeden proces

System zastąpił wcześniejszy sposób pracy oparty na arkuszach i wiadomościach. Rezerwacje, terminy i prowizje są obsługiwane w jednym procesie, a poszczególne role korzystają z informacji potrzebnych do swojej pracy.

Rozwiązanie ułatwiło też współpracę z innymi organizatorami. 44Islands może sprzedawać ich wycieczki i rozliczać prowizje w tym samym systemie.

Projekt rozwija się razem z firmą

Prace nad systemem rozpoczęły się w 2025 roku i są kontynuowane. Kolejne funkcje powstają wtedy, gdy klient rozszerza ofertę albo potrzebuje obsłużyć następny etap procesu.

Aktualnie rozwijany jest również publiczny proces rezerwacji dla klienta końcowego. Ta część przechodzi jeszcze testy i odbiór po stronie klienta, dlatego nie przedstawiamy jej jako wdrożonej funkcji produkcyjnej.

Takie etapowe podejście pozwala najpierw uporządkować najważniejszą pracę operacyjną, a dopiero później dodawać następne kanały sprzedaży i automatyzacje.

Opinia klienta

Konrad Kobryński, 44Islands / Wycieczki Świnoujście

Źródło: opinia w Oferteo, używana już w portfolio Domin Software.

Kiedy podobny system ma sens

Dedykowany system nie jest potrzebny tylko dlatego, że firma korzysta z Excela. Warto go rozważyć, gdy ważne informacje są przepisywane między kilkoma miejscami, dostępność zależy od terminów i pojemności, różne osoby pracują na innych fragmentach procesu albo rozliczenia wymagają reguł, których gotowe narzędzie nie obsługuje.

Pierwszym krokiem powinien być opis jednego pełnego procesu: skąd przychodzi rezerwacja, kto ją sprawdza, jakie dane są potrzebne, kiedy miejsce staje się zajęte i jak kończy się rozliczenie. Na tej podstawie można ocenić, czy wystarczy konfiguracja gotowego narzędzia, integracja, osobny moduł czy aplikacja na zamówienie.

Chcesz uporządkować podobny proces?

W formularzu opisz, gdzie dziś pojawia się zamówienie lub rezerwacja, kto ją obsługuje i między jakimi narzędziami trzeba przepisywać dane. Wrócimy z pytaniami potrzebnymi do określenia pierwszego etapu oraz sposobu wyceny.

Porozmawiajmy o Twoim procesie

Zobacz też systemy dla turystyki i hotelarstwa, integracje systemów i API oraz pozostałe realizacje Domin Software.