44Islands: rezervační systém místo tabulek a zpráv

Koncepční ilustrace rezervačního procesu připravená se syntetickými daty. Nejde o snímek skutečného systému 44Islands.

Výchozí stav: důležité informace byly na několika místech

44Islands organizuje a prodává výlety. Před zahájením projektu byly informace o objednávkách rozdělené mezi tabulky, e-maily, SMS a poznámky z telefonických hovorů. V malém rozsahu to může fungovat, ale s rostoucím počtem termínů, cestujících, prodejců a partnerů se takový způsob práce obtížně udržuje.

Problémem nebyla jen absence dalšího formuláře. Firma potřebovala jedno místo, kde se rezervace propojí s konkrétním termínem výletu, volnou kapacitou, prodejcem a následným vyúčtováním.

Systém musel odpovídat skutečnému procesu

Hotové řešení nestačilo, protože do procesu vstupovalo několik skupin uživatelů. Pracovník přijímající rezervaci potřebuje jiné informace než řidič nebo průvodce. Partner, který vyúčtovává prodej, zase potřebuje jiný pohled.

Proto vznikla webová aplikace na míru. Zahrnuje mimo jiné:

• správu výletů, harmonogramů a konkrétních termínů;
• rezervace propojené s dostupností míst;
• odpovídající přístup pro prodejce, partnery, řidiče a průvodce;
• výpočet a vyúčtování provizí podle pravidel prodeje;
• další rozvoj integrace s externí prodejní vrstvou.

Každý uživatel nemá stejný panel. Zobrazené informace a dostupné akce vycházejí z jeho role a úkolu v procesu.

Jeden zdroj nabídky pro systém i prodejní web

Další etapou bylo propojení hlavního systému 44Islands se službou Wycieczki Świnoujście. Web představuje nabídku zákazníkům z polského a německého trhu a údaje o výletech a dostupnosti získává přes API.

Díky tomu není nutné nabídku ručně spravovat na dvou nezávislých místech. Hlavní systém zůstává zdrojem provozních dat a prodejní web se může soustředit na prezentaci výletů a dovedení návštěvníka k rezervaci.

Výsledek: méně roztříštěných dohod, jeden proces

Systém nahradil dřívější práci založenou na tabulkách a zprávách. Rezervace, termíny a provize se zpracovávají v jednom procesu a jednotlivé role mají k dispozici informace potřebné pro svou práci.

Řešení také usnadnilo spolupráci s dalšími organizátory. 44Islands může prodávat jejich výlety a vyúčtovávat provize ve stejném systému.

Projekt se rozvíjí společně s firmou

Práce na systému začaly v roce 2025 a pokračují. Nové funkce vznikají ve chvíli, kdy klient rozšiřuje nabídku nebo potřebuje podpořit další část procesu.

Rozvíjí se také veřejný rezervační proces pro koncové zákazníky. Tato část zatím prochází testováním a převzetím na straně klienta, proto ji nepředstavujeme jako funkci spuštěnou v produkci.

Postup po etapách umožňuje nejprve uspořádat nejdůležitější provozní práci a teprve poté přidávat další prodejní kanály a automatizace.

Hodnocení klienta

Konrad Kobryński, 44Islands / Wycieczki Świnoujście

Český překlad původního polského hodnocení zveřejněného na Oferteo a již používaného v portfoliu Domin Software. Závazným původním citátem zůstává polské znění.

Kdy dává podobný systém smysl?

Systém na míru není nutný jen proto, že firma používá Excel. Má smysl jej zvážit, pokud se důležité informace přepisují mezi několika místy, dostupnost závisí na termínech a kapacitě, různí lidé pracují na odlišných částech procesu nebo vyúčtování podléhá pravidlům, která hotový nástroj neumí pokrýt.

Prvním krokem by měl být popis jednoho úplného procesu: odkud rezervace přichází, kdo ji kontroluje, jaké údaje jsou potřeba, kdy se místo považuje za obsazené a jak končí vyúčtování. Na tomto základě lze posoudit, zda postačí nastavení hotového nástroje, integrace, samostatný modul nebo aplikace na míru.

Chcete uspořádat podobný proces?

Ve formuláři popište, kde dnes objednávka nebo rezervace vzniká, kdo ji zpracovává a mezi kterými nástroji je nutné údaje přepisovat. Ozveme se s otázkami potřebnými k určení první etapy a způsobu nacenění.

Promluvme si o vašem procesu

Podívejte se také na systémy pro cestovní ruch a hotely, integrace systémů a API a další realizace Domin Software.