Für ein individuelles CRM gibt es keinen verlässlichen Einheitspreis, solange der tatsächliche Prozess des Unternehmens nicht bekannt ist. Die Kosten hängen unter anderem von Rollen, vorhandenen Daten, Integrationen, Ausnahmen im Ablauf, Berichten, Automatisierungen und der späteren Wartung ab.
Bei einem fertigen CRM verteilt sich ein Teil der Kosten häufig auf Abonnements, Benutzerkonten und Erweiterungen. Ein CRM nach Maß benötigt eine eigene Kalkulation des Umfangs. Nach dem Start können außerdem Hosting, Wartung und Weiterentwicklung anfallen. Keiner dieser Wege ist automatisch günstiger oder besser.
Vergleichen Sie deshalb zuerst zwei Kostenarten:
- einmalige Anfangskosten für Analyse, Konfiguration oder Entwicklung, Datenimport, Integrationen und Inbetriebnahme;
- laufende Kosten für Abonnements, Lizenzen, Hosting, Support, Monitoring, Updates und spätere Änderungen.
Erst diese gemeinsame Betrachtung zeigt, wofür das Unternehmen tatsächlich bezahlt und was in den nächsten Etappen erforderlich werden kann.
Zuerst klären, welche CRM-Lösung verglichen wird
Der Begriff „CRM-Einführung“ kann vier unterschiedliche Lösungen bezeichnen. Jede hat eine andere Kostenstruktur und einen anderen Grad der Anpassung.
| Möglicher Weg | Wann sollte man ihn prüfen? | Woraus bestehen die Kosten typischerweise? |
|---|---|---|
| Fertiges CRM im Standardtarif | Wenn der Unternehmensprozess zu den vorhandenen Funktionen passt und nur wenige Änderungen braucht | Tarif, Benutzerkonten, Erweiterungen und laufende Administration |
| Fertiges CRM mit Konfiguration und Integrationen | Wenn das Grundprodukt passt, aber Felder, Phasen, Daten oder Verbindungen angepasst werden müssen | Abonnement sowie Konfiguration, Import, Integrationen, Schulung und Support |
| Eigenes Modul als Ergänzung bestehender Werkzeuge | Wenn der größte Teil des Prozesses bereits funktioniert und nur ein wichtiger Baustein fehlt | Analyse des fehlenden Abschnitts, Entwicklung, Anbindung an bestehende Daten und Wartung |
| Individuelles CRM in mehreren Etappen | Wenn das Unternehmen eigene Abläufe, viele Ausnahmen oder einen genau kontrollierten Datenfluss benötigt | Analyse, Planung der ersten Etappe, Entwicklung, Migration, Integrationen, Inbetriebnahme und Wartung |
Wenn Sie noch nicht wissen, welcher Weg zu Ihrer Situation passt, nutzen Sie den CRM-Lösungsplaner. Er ordnet die wichtigsten Fragen, erstellt aber keine Kalkulation und ersetzt keine Analyse.
Ein fertiges CRM kostet mehr als nur das Abonnement
Der Tarifpreis ist leicht zu finden. Das Anlegen von Benutzerkonten bedeutet jedoch nicht automatisch, dass das CRM einsatzbereit ist. Zu prüfen sind benötigte Funktionen, Limits, Integrationen und Regeln für den Umgang mit Daten.
Zu den Gesamtkosten können gehören:
- Tarif und Zahl der kostenpflichtigen Konten, sofern der Anbieter dieses Modell verwendet;
- zusätzliche Funktionen, Limits, Erweiterungen oder separat berechnete Leistungen;
- Konfiguration von Feldern, Vertriebsphasen, Rollen, Berechtigungen und Automatisierungen;
- Import und Aufbereitung vorhandener Daten;
- Anbindungen an E-Mail, Buchhaltung, Onlineshop, Formulare oder andere Systeme;
- Schulung des Teams und gemeinsame Regeln für die Nutzung;
- späterer Support, Änderungen der Konfiguration und die Möglichkeit eines vollständigen Datenexports.
Die offiziellen Preisseiten von Microsoft Dynamics 365 Sales und Pipedrive zeigen mehrere Tarifstufen und eine Abrechnung nach Benutzern oder Arbeitsplätzen. Daraus lässt sich nicht ableiten, dass jedes CRM gleich abgerechnet wird. Prüfen Sie immer die aktuellen Bedingungen des gewählten Anbieters, denn Tarife, Limits und Preise können sich ändern.
Woraus setzen sich die Kosten eines individuellen CRM zusammen?
Ein CRM nach Maß hat keinen Katalogpreis, weil sein Umfang aus dem Prozess des Unternehmens entsteht. Eine belastbare Kalkulation sollte klar festhalten, was in der ersten Etappe entsteht, wie die Abnahme erfolgt und was nicht enthalten ist.
Zum Umfang können gehören:
- Qualifizierung und Analyse - Problem, Ziel, Benutzer, Daten und Einschränkungen werden geklärt. Bleiben zu viele Punkte offen, kann eine eigenständige kostenpflichtige Analyse notwendig sein.
- Festlegung der ersten Etappe - Funktionen für ein konkretes Problem werden ausgewählt und Abnahmekriterien definiert.
- Prozesse, Rollen und Berechtigungen - es wird festgelegt, wer Daten sehen und ändern darf, wer Entscheidungen bestätigt und welche Änderungshistorie benötigt wird.
- Formulare, Ansichten und Regeln - Arbeitsweise, Validierungen, Status, Benachrichtigungen und Automatisierungen werden umgesetzt.
- Datenmigration - Formate werden geprüft, Dubletten bereinigt, Lücken behandelt und der Import kontrolliert.
- Integrationen - E-Mail, Buchhaltung, Shop, Telefonie oder andere Systeme werden angebunden, sofern die technischen Möglichkeiten vorhanden sind.
- Tests und Inbetriebnahme - korrekte und fehlerhafte Abläufe werden geprüft, die Umgebung vorbereitet und die Benutzer eingeführt.
- Wartung und Weiterentwicklung - Hosting, Backups, Monitoring, Updates, Fehlerbehebung und weitere Funktionsetappen werden vereinbart.
Eine allgemeinere Erklärung zur Softwarekalkulation finden Sie im Artikel Was kostet eine Webanwendung für ein Unternehmen?. Bei einem CRM sind Kundendaten, Vertriebsrollen, Bearbeitungsabläufe und Verbindungen zu anderen Werkzeugen besonders wichtig.
Was beeinflusst die CRM-Kalkulation am stärksten?
Prozesse und Ausnahmen
Ein einfacher Vertriebsprozess hat einen anderen Umfang als getrennte Wege für Neukunden, Stammkunden, Partner und Reklamationen. Der größte Aufwand steckt häufig in Regeln und Ausnahmen, nicht in der Zahl der Ansichten.
Rollen und Zugriffsrechte
Administration, Vertrieb, Leitung, Buchhaltung und externe Kunden können dieselben Daten unterschiedlich nutzen. Jede Rolle muss beschrieben, abgesichert und geprüft werden.
Qualität der vorhandenen Daten
Daten aus mehreren Tabellen, E-Mails und einem alten System können Dubletten, Lücken und verschiedene Formate enthalten. Je mehr Aufbereitung nötig ist, desto größer wird die Migration.
Integrationen
Nicht nur die Zahl der Verbindungen ist relevant. Auch API-Dokumentation, Limits, Anmeldung, Testzugang und Fehlerbehandlung beeinflussen den Umfang. Mehr dazu finden Sie unter Systemintegrationen und APIs.
Berichte, Benachrichtigungen und Automatisierungen
Eine einfache Meldung über einen neuen Kontakt ist etwas anderes als automatische Zuständigkeiten, Provisionsberechnungen, Terminüberwachung oder Berichte mit mehreren Bedingungen.
Sicherheit und Änderungshistorie
Zu klären ist, welche Daten das CRM speichert, wer darauf zugreifen darf und ob wichtige Vorgänge protokolliert werden müssen. Eine unterstützende Kontaktliste benötigt andere Schutzmaßnahmen als ein System für mehrere Abteilungen oder Unternehmen.
Erste Etappe und Abnahme
Eine Kalkulation wird verlässlicher, wenn die erste Etappe ein konkretes Problem löst und beide Seiten wissen, wie das Ergebnis geprüft wird. Eine Liste aller späteren Ideen sollte nicht automatisch zum Umfang der ersten Version werden.
Häufigkeit späterer Änderungen
Unternehmen, die Prozesse, Berichte und Integrationen regelmäßig ändern, sollten die Weiterentwicklung einplanen. Das gilt sowohl für die Konfiguration eines fertigen Produkts als auch für den Ausbau eines eigenen CRM.
Wie lassen sich Angebote vergleichen, ohne nur auf den Startpreis zu schauen?
Vergleichen Sie Angebote mit demselben Umfang und für denselben Zeitraum. Enthält ein Angebot Migration, Integrationen und Wartung, während ein anderes nur die Grundkonfiguration abdeckt, beschreiben die Beträge nicht dieselbe Leistung.
| Frage für den Vergleich | Was sollte geprüft werden? |
|---|---|
| Was zahlen wir am Anfang? | Analyse, Konfiguration oder Entwicklung, Import, Integrationen und Einführung des Teams |
| Was zahlen wir regelmäßig? | Abonnements, Konten, Erweiterungen, Hosting, Support, Monitoring, Updates und Wartung |
| Was wächst mit dem Unternehmen? | Benutzerzahl, Datenmenge, weitere Prozesse, Integrationen und Berichte |
| Wer kann Änderungen vornehmen? | Administrator des Kunden, Produktanbieter oder Entwickler des Systems |
| Wie lassen sich Daten zurückholen? | Exportformate, Vollständigkeit, Anhänge und Änderungshistorie |
| Was ist nicht enthalten? | Schulung, Migration, externe Lizenzen, Wartung, neue Funktionen und Integrationsarbeiten |
Anfangs- und laufende Kosten sollten für denselben Zeitraum betrachtet werden, ohne einen Zeitpunkt für die Amortisation zu erfinden. Der Nutzen hängt nicht nur von der Benutzerzahl ab, sondern auch von der Prozesspassung, manueller Arbeit, vorhandenen Funktionen und der Häufigkeit von Änderungen.
Wann ist eine Kalkulation möglich und wann ist eine Analyse nötig?
Eine einfache, klar beschriebene Etappe kann kalkuliert werden, sobald genügend Informationen vorliegen. Dazu gehören mindestens Ziel, Benutzer, wichtigste Daten, erforderliche Integrationen und Abnahmekriterien.
Ein kostenloses Qualifizierungsgespräch mit Domin Software kann bis zu 20 Minuten dauern. Es dient dazu, Problem, Ziel und benötigte Unterlagen zu klären. Es umfasst keine Diagnose eines bestehenden Systems, keinen Lösungsentwurf und keinen fertigen Bericht.
Soll das CRM mehrere Prozesse abdecken, sind die Daten ungeordnet, wurden Integrationen noch nicht geprüft oder ist die erste Etappe unklar, empfehlen wir gegebenenfalls eine Business-Analyse und Festlegung des MVP-Umfangs. Das ist eine kostenpflichtige, separat kalkulierte Etappe. Der Kunde erhält geordnete Unterlagen, die auch mit einem anderen Auftragnehmer verwendet werden können. Setzt Domin Software das daraus entstandene Projekt später um, wird der bereits gezahlte Analysebetrag auf die gesamten Projektkosten angerechnet.
Was sollte für ein Gespräch über CRM vorbereitet werden?
Eine technische Dokumentation ist nicht erforderlich. Für den Anfang genügen:
- eine kurze Beschreibung vom ersten Kontakt bis zum Abschluss der Kundenbetreuung;
- Rollen der Personen, die Daten nutzen oder Entscheidungen treffen;
- Namen der heutigen Werkzeuge und Speicherorte der Daten;
- ein Beispiel der Datenstruktur ohne echte Kundendaten, Passwörter oder Schlüssel;
- eine Liste der Programme, die Informationen mit dem CRM austauschen sollen;
- das wichtigste Problem, das die erste Etappe lösen soll;
- Bedingungen, an denen die korrekte Funktion der ersten Etappe erkennbar ist.
Diese Angaben erzeugen keinen automatischen Preis. Sie helfen, offene Punkte zu erkennen und zu entscheiden, ob eine Etappe direkt kalkuliert werden kann oder zuerst analysiert werden sollte.
Was zeigen unsere bisherigen Projekte?
Das Buchungssystem 44Islands umfasste unterschiedliche Rollen, Reservierungen, Provisionen und weitere Entwicklungsabschnitte. Es zeigt, wie Abhängigkeiten zwischen Benutzern und der gesamte Ablauf den Umfang bestimmen.
Bei HUB.ITM wurden Daten aus verschiedenen Programmen und Formaten verarbeitet. Dafür waren klare Importregeln und eine Kontrolle des Ergebnisses erforderlich.
HUB-2-API verband Produktimporte, eBay-Angebote und Bestellungen mit einer API für B2B-Kunden. Das Beispiel zeigt, warum eine Integration in der Kalkulation nicht als allgemeiner Einzelpunkt behandelt werden sollte.
Diese Projekte sind weder eine Preisliste noch ein Nachweis für eine bestimmte Wirtschaftlichkeit. Sie zeigen nur, wie Rollen, Daten und Integrationen den Umfang eines Systems beeinflussen.
Häufige Fragen
Kostet ein CRM nach Maß immer mehr als ein fertiges CRM?
Nein. Das lässt sich ohne Vergleich von Umfang und laufenden Kosten nicht bestimmen. Ein fertiges CRM kann für einen Standardprozess ausreichen. Ein eigenes System kann bei besonderen Regeln oder mehreren Integrationen sinnvoll sein. Auch die Konfiguration eines fertigen Produkts oder nur ein ergänzendes Modul sind mögliche Wege.
Beeinflusst die Benutzerzahl die CRM-Kosten?
Sie kann den Tarif eines fertigen Produkts beeinflussen, wenn der Anbieter nach Konten abrechnet. Sie wirkt sich außerdem auf Rollen, Berechtigungen und die Einführung aus. Die Benutzerzahl allein reicht jedoch nicht aus, um ein individuelles CRM zu kalkulieren.
Sind Datenmigration und Integrationen in der Kalkulation enthalten?
Ja, wenn sie zum vereinbarten Umfang gehören. Das Angebot sollte Datenquellen, Prüfregeln, anzubindende Systeme und Annahmen zu deren APIs nennen.
Kann ein CRM in Etappen entwickelt werden?
Ja. Jede Etappe sollte ein konkretes Problem lösen, einen eigenen Umfang und klare Abnahmekriterien haben. Spätere Ideen können geplant werden, ohne sie automatisch in die erste Version aufzunehmen.
Werden Wartung und Weiterentwicklung eines eigenen CRM separat berechnet?
Das hängt vom vereinbarten Angebot ab. Hosting, Backups, Monitoring, Updates, Support und neue Funktionen müssen einzeln bestätigt werden. Auch ein eigenes System hat laufende Kosten.
Ist eine Kalkulation ohne kostenpflichtige Analyse möglich?
Ja, wenn der Umfang ausreichend klar und begrenzt ist. Ein kurzes Gespräch hilft zu prüfen, ob die Informationen ausreichen. Es ersetzt keine kostenlose Diagnose, keinen Lösungsentwurf und keinen Bericht.
Muss Domin Software das CRM nach der Analyse umsetzen?
Nein. Die Unterlagen aus der Analyse können unter Wahrung der Vertraulichkeit und ohne öffentliche Weitergabe mit einem anderen Auftragnehmer verwendet werden. Setzt Domin Software das daraus entstandene Projekt um, wird der Analysebetrag auf die gesamten Projektkosten angerechnet.
Wählen Sie den passenden nächsten Schritt
Wenn Sie noch zwischen einem fertigen CRM, der Konfiguration eines bestehenden Werkzeugs, einem eigenen Modul und einem vollständigen System vergleichen, beginnen Sie mit dem CRM-Lösungsplaner. Er hilft, die Situation zu ordnen, ohne eine automatische Kalkulation vorzutäuschen.
Steht bereits fest, dass die Lösung zum eigenen Prozess passen muss, sehen Sie sich unsere CRM- und ERP-Systeme an. Bleiben wichtige Punkte offen, können wir zunächst mit einer Business-Analyse und MVP-Planung eine sichere erste Etappe festlegen.
Quellen
- Microsoft Dynamics 365 Sales - offizielle Preise, abgerufen am 28. Oktober 2026.
- Pipedrive - offizielle Preise, abgerufen am 28. Oktober 2026.